Rabu, 01 Juli 2015 Tags: 0 komentar

PERTEMUAN   3
PROSEDUR PERKANTORAN

Definisi Prosedur  Menurut Moekijat:
Prosedur adalah urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukan, dan siapa yang melakukan.

Dengan demikian prosedur dapat disimpulakn:
1. Metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang akan datang.
2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk bertindak.

Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem informasi manajemen dibakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik akan efektif dan efisien jika didukung oleh prosedur yang baik.

Prosedur tertulis
Prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya:
1. Bersifat formal, artinya diakui oleh semua orang dalam           organisasi.
2. Tertulis
3. Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, up to date dengan perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.

Manfaat  prosedur tertulis
1.        Planning – Controlling
       a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
       b.  Merencanakan besarnya beban kerja yang optimal        bagi masing-masing pegawai.
       c.  Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
       d. Mempermudah pengawasan.
2.    Organizing
       a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti        oleh bawahan.
       b.  Dihubungkan dengan alat yang mendukung        pekerjaan kantor dan dokumen.
       c. Menciptakan konsistensi kerja.
3.    Staffing-leading
       a. Membantu atasan dalam memberikan instruksi kerja bagi pegawai.
       b.  Konseling untuk bawahan agar memberikan      kontribusi maksimal .
       c. Mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.
4.    Coordination
       a. Menciptakan koordinasi yang baik antar departemen.
       b. Untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin       dan independen.

Informasi dalam membuat prosedur:
1.      Tujuan
2.      Dokumen ( surat/formulir/laporan) yang diperlukan
3.      Alat/mesin/fasilitas yang dipelukan.
4.      Orang/bagian/departemen yang diperlukan.
5.      Tata ruang kantor yang diperlukan.
6.      Metode penulisan prosedur yang akan digunakan.
7.      Langkah-langkah alternatif yang diperlukan.
Metode penulisan prosedur
1.    Deskriptif adalah prosedur yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.
2.    Chart
     Jika perusahaan semakin berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat meminimalisasi tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode yang menunjukan seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.

Metode penulisan prosedur
1.    Deskriptif adalah prosedur yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.
2.    Chart
     Jika perusahaan semakin berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat meminimalisasi tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode yang menunjukan seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.

Penulisan prosedur dalam Chart adalah sebagai berikut:
a.         Gambar/skema
       Gambar mengenai tahapan cara memakai dan melepaskan alat tersebut sebagai panduan bagi konsumen yang membeli.
b.    Arus pergerakan dokumen (document flow chart)
       Menunjukkan perpindahan formulir kantor beserta salinan dokumen tersebut dari satu bagian kebagian yang lain.

Proses kegiatan (process chart)
Merupakan salah satu alat yang berguna untuk melakukan penyederhanaan kerja. Tindakan-tindakan ditunjukkan oleh simbol-simbol yang diatur secara vertikal dengan urutan kronologis dimana tindakan  terakhir dicantumkan pada bagian bawah gambar. contoh simbol yang digunakan sebagai berikut:


Menunjukan operasi atau sesuatu yg harus dikerjakan. Langkah langkah dilakukan dalam proses metode atau prosedure. Biasanya perbuatan merubah sesuatu material (input) kedalam bentuk yang berbeda apabila diberi huruf:





Artinya operasi tata usaha (Clerical).

Operasi tanpa mesin sama sekali seperti memilih, menyaring , menyimpan, menghitung, dan sebagainya.





Artinya operasi (Typing)

Seluruh kegiatan mengetik seperti formulir induk (master copy) , surat ,memo, atau tabel statistik dan sebagainya.


Artinya Operasi mesin.

Kegiatan menggunakan mesin selain mesin ketik. Mesin yg dipakai perlu disebutkan secara jelas.





Simbol lain yang bisa digunakan
Menunjukan transpor atau arus melalui suatu proses pengerjaan.

Memindahkan material atau alat atau  atau bergeraknya orang dari tempat ke tempat.



Menunjukkan delay atau simpan sementara atau keterlambatan. Menyebabkan operasi lain tertunda karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian terlebih dahulu.

 






Menunjukan inspeksi/pemeriksaan jumlah atau kuantitas
 







Menunjukan pemeriksaan mutu atau kualitas.






Inspeksi sambil operasi.
Misalnya memasukkan barang ke dalam peti sambil menghitung mengontrol cacat dan sebagainya.

Penyimpanan permananen.


Penyimpanan (pergudangan) yang terkontrol dengan otorisasi pada waktu material diterima atau dikeluarkan.

 





Tahapan Penulisan Prosedur
Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian, departemen, divisi dan organisasi secara keseluruhan. Prosedur kerja hendaknya mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan kegiatann operasional kantor.

Berdasarkan hal ini ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:
1.    Identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem yang ada.
2.    Menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada diperusahaan.
3.    Membuat urutan langkah yang paling cocok dan logis

 PERTEMUAN   3
PROSEDUR PERKANTORAN

Definisi Prosedur  Menurut Moekijat:
Prosedur adalah urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukan, dan siapa yang melakukan.

Dengan demikian prosedur dapat disimpulakn:
1. Metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang akan datang.
2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk bertindak.

Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem informasi manajemen dibakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik akan efektif dan efisien jika didukung oleh prosedur yang baik.

Prosedur tertulis
Prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya:
1. Bersifat formal, artinya diakui oleh semua orang dalam           organisasi.
2. Tertulis
3. Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, up to date dengan perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.

Manfaat  prosedur tertulis
1.        Planning – Controlling
       a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
       b.  Merencanakan besarnya beban kerja yang optimal        bagi masing-masing pegawai.
       c.  Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
       d. Mempermudah pengawasan.
2.    Organizing
       a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti        oleh bawahan.
       b.  Dihubungkan dengan alat yang mendukung        pekerjaan kantor dan dokumen.
       c. Menciptakan konsistensi kerja.
3.    Staffing-leading
       a. Membantu atasan dalam memberikan instruksi kerja bagi pegawai.
       b.  Konseling untuk bawahan agar memberikan      kontribusi maksimal .
       c. Mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.
4.    Coordination
       a. Menciptakan koordinasi yang baik antar departemen.
       b. Untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin       dan independen.

Informasi dalam membuat prosedur:
1.      Tujuan
2.      Dokumen ( surat/formulir/laporan) yang diperlukan
3.      Alat/mesin/fasilitas yang dipelukan.
4.      Orang/bagian/departemen yang diperlukan.
5.      Tata ruang kantor yang diperlukan.
6.      Metode penulisan prosedur yang akan digunakan.
7.      Langkah-langkah alternatif yang diperlukan.
Metode penulisan prosedur
1.    Deskriptif adalah prosedur yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.
2.    Chart
     Jika perusahaan semakin berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat meminimalisasi tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode yang menunjukan seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.

Metode penulisan prosedur
1.    Deskriptif adalah prosedur yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.
2.    Chart
     Jika perusahaan semakin berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat meminimalisasi tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode yang menunjukan seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.

Penulisan prosedur dalam Chart adalah sebagai berikut:
a.         Gambar/skema
       Gambar mengenai tahapan cara memakai dan melepaskan alat tersebut sebagai panduan bagi konsumen yang membeli.
b.    Arus pergerakan dokumen (document flow chart)
       Menunjukkan perpindahan formulir kantor beserta salinan dokumen tersebut dari satu bagian kebagian yang lain.

Proses kegiatan (process chart)
Merupakan salah satu alat yang berguna untuk melakukan penyederhanaan kerja. Tindakan-tindakan ditunjukkan oleh simbol-simbol yang diatur secara vertikal dengan urutan kronologis dimana tindakan  terakhir dicantumkan pada bagian bawah gambar. contoh simbol yang digunakan sebagai berikut:


Menunjukan operasi atau sesuatu yg harus dikerjakan. Langkah langkah dilakukan dalam proses metode atau prosedure. Biasanya perbuatan merubah sesuatu material (input) kedalam bentuk yang berbeda apabila diberi huruf:





Artinya operasi tata usaha (Clerical).

Operasi tanpa mesin sama sekali seperti memilih, menyaring , menyimpan, menghitung, dan sebagainya.





Artinya operasi (Typing)

Seluruh kegiatan mengetik seperti formulir induk (master copy) , surat ,memo, atau tabel statistik dan sebagainya.


Artinya Operasi mesin.

Kegiatan menggunakan mesin selain mesin ketik. Mesin yg dipakai perlu disebutkan secara jelas.





Simbol lain yang bisa digunakan
Menunjukan transpor atau arus melalui suatu proses pengerjaan.

Memindahkan material atau alat atau  atau bergeraknya orang dari tempat ke tempat.



Menunjukkan delay atau simpan sementara atau keterlambatan. Menyebabkan operasi lain tertunda karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian terlebih dahulu.

 





Menunjukan inspeksi/pemeriksaan jumlah atau kuantitas
 






Menunjukan pemeriksaan mutu atau kualitas.






Inspeksi sambil operasi.
Misalnya memasukkan barang ke dalam peti sambil menghitung mengontrol cacat dan sebagainya.

Penyimpanan permananen.


Penyimpanan (pergudangan) yang terkontrol dengan otorisasi pada waktu material diterima atau dikeluarkan.
 




Tahapan Penulisan Prosedur
Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian, departemen, divisi dan organisasi secara keseluruhan. Prosedur kerja hendaknya mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan kegiatann operasional kantor.

Berdasarkan hal ini ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:
1.    Identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem yang ada.
2.    Menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada diperusahaan.
3.    Membuat urutan langkah yang paling cocok dan logis

Tags: 0 komentar

PERTEMUAN  2
ORGANISASI PERKANTORAN

PRINSIP ORGANISASI

Menurut Robbins, Gitlow dan Cortada ada 6 prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendisain struktur organisasi:
1.      Spesialisasi pekerjaan
2.      Departementalisasi
3.      Rantai Komando
4.      Rentang pengawasan
5.      Sentralisasi dan desentralisasi
6.      Formalisasi

STRUKTUR   ORGANISASI 
yaitu hubungan formal dan informal antara anggota suatu organisasi atau dapat diartikan sebagai hal yang menjelaskan tentang bagaimana suatu tugas dan  pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan dalam suatu organisasi yang tergantung dari strategi bisnis yang dipilih.

Saat ini ada 6 macam stuktur organisasi yang biasa dijumpai dalam suatu organisasi, yaitu:
1. Struktur Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya, Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang
2. Sruktur garis dan staf : Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung
3. Struktur fungsional : yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut
4. Struktur Produk : jenis organisasi ini membagi tugasnya ke dalam dimensi produk. artinya sebuah garis  kordinasi atau kelompok koordinasi terbagi atas jenis produk yang dihasilkan oleh organisasi tersebut. Misalnya sebuah perusahaan menghasilkan produk  A, B dan C. Pada masing-masing produk tersebut terdapat bagian atau divisi yang mendukung   kesuksesan produk di pasar. Masing-masing produk akan memiliki divisi pemasaran, SDM dan  produksi sendiri–sendiri.
        
5. Struktur Komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen
6. Organisasi Matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan
•         Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan
•         Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

MERANCANG, MENGANALISIS DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN

Menurut Gomez-Mejia dkk, ada 5 pendekatan dalam merancang pekerjaan:
1.     Penyederhanaan pekerjaan.
     Pendekatan ini didasari oleh asumsi bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi  lebih sederhana, berupa tugas yang selalu        berulang-ulang untuk memaksimalakan efisiensi dan efektivitas   pekerjaan administrasi. Pendekatan ini hanya menitik beratkan      pada pekerjaan dan proses tertentu bukan proses keseluruhan   dari  sebuah perusahaan.
2. Pemekaran perusahaan
     Pendekatan ini dilakukan dengan memekarkan pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Misalnya petugas bagian surat yang    bertanggung jawab dalam pengiriman surat tetapi  sekarang       diberikan tanggung jawab untuk pendokumentasian surat.
3. Perotasian pekerjaan
     Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan diantara pekerjaan yang ada tanpa merubah alur pekerjaan untuk penyegaran lingkungan dan jenis pekerjaan.
4. Pemerkaya pekerjaan
     Pendekatan ini dilakukan agar pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan.Hal ini dilakukan dengan menetapkan beberapa tugas khusus untuk dilakukan satu orang yang bertanggung jawab hingga terselesaikanya proses pekerjaan yang dimaksud.
5. Disain pekerjaan berdasarkan tim.
     Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang  menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.

Ada beberapa pertanyaan  yang dapat diajukan dalam melakukan sebuah sebuah analisis pekerjaan, yaitu:
  1. Darimana pekerjaan administrasi itu berasal ?
  2. Apakah diperlukan peralatan khusus ?
  3. Pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan administrasi yang dimaksud ?
  4. Apakah pekerjaan tersebut memerlukan pengawasan? dsb

MENDESKRIPSIKAN   PEKERJAAN
Langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan kedalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan.

Menurut Gomez-Meijia ada 2 jenis deskripsi pekerjaan, yaitu :
1.        Deskripsi pekerjaan secara khusus
Merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan.
2.        Deskripsi pekerjaan secara umum.
Mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari sebuah perkerjaan. Deskripsi ini dapat digunakan pada organisasi yang mengedepankan inovasi dan fleksibilitas dalam pencapaian tujuannya.

Deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, yaitu:
1.    Identifikasi informasi
2.    Ringkasan pekerjaan
3.    Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan
4.    Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum

MERANCANG, MENGANALISIS DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN

Menurut Gomez-Mejia dkk, ada 5 pendekatan dalam merancang pekerjaan:
1.        Penyederhanaan pekerjaan.
       Pendekatan ini didasari oleh asumsi bahwa pekerjaan dapat            diuraikan menjadi  lebih sederhana, berupa tugas yang selalu             berulang-ulang untuk memaksimalakan efisiensi dan efektivitas   pekerjaan administrasi. Pendekatan ini hanya menitik beratkan pada pekerjaan dan proses tertentu bukan proses keseluruhan dari sebuah perusahaan.
2.    Pemekaran perusahaan
       Pendekatan ini dilakukan dengan memekarkan pekerjaan yang telah           dilakukan sebelumnya. Misalnya petugas bagian surat yang bertanggung jawab dalam pengiriman surat tetapi  sekarang diberikan tanggung jawab untuk pendokumentasian surat
3.    Perotasian pekerjaan
       Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan diantara pekerjaan yang ada tanpa merubah alur pekerjaan untuk penyegaran lingkungan dan jenis pekerjaan.
4. Pemerkaya pekerjaan
       Pendekatan ini dilakukan agar pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan.Hal ini dilakukan dengan menetapkan beberapa tugas khusus untuk dilakukan satu orang yang bertanggung jawab hingga terselesaikanya proses pekerjaan yang dimaksud.
5. Disain pekerjaan berdasarkan tim.
       Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang  menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.

Setelah pekerjaan dirancang, langkah yang perlu dilakukan adalah analisis pekerjaan.
Analisis pekerjaan:
Analisis ini merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan, dengan melakukan identifikasi tugas, kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu.

Tugas merupakan elemen dasar dan hal yang perlu dilakukan dalam sebuah pekerjaan, adapun kewajiban adalah satu atau lebih tugas yang harus dilakukan guna menyelesaikan pekerjaan. Dan tanggung jawab merupakan satu atau beberapa kewajiban yang mengidentifikasi dan menjelaskan tujuan utama sebuah pekerjaan itu ada.

Ada beberapa pertanyaan  yang dapat diajukan dalam melakukan sebuah sebuah analisis pekerjaan, yaitu:
  1. Darimana pekerjaan administrasi itu berasal ?
  2. Apakah diperlukan peralatan khusus ?
  3. Pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan administrasi yang dimaksud ?
4.      Apakah pekerjaan tersebut memerlukan pengawasan? Dsb.

MENDESKRIPSIKAN   PEKERJAAN
Langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan kedalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan.

Menurut Gomez-Meijia ada 2 jenis deskripsi pekerjaan, yaitu :
1. Deskripsi pekerjaan secara khusus
     Merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban dan       tanggung jawab pekerjaan.
2. Deskripsi pekerjaan secara umum.
     Mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban dan       tanggung jawab dari sebuah  perkerjaan. Deskripsi ini        dapat digunakan pada organisasi yang mengedepankan inovasi dan fleksibilitas dalam pencapaian tujuannya.

Deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, yaitu:
1.      Identifikasi informasi
2.      Ringkasan pekerjaan
3.      Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan
4.      Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum


.





Tags: 0 komentar

Managemen Perkantoran

PERTEMUAN I
PENGANTAR MANAJEMEN PERKANTORAN

PENGERTIAN KANTOR:
Pada umumnya kantor dikaitkan dengan tata usaha. Definisi kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
Menurut Kallaus dan Keeling,  “Administrative office management is the process of planning, organizing dan controlling all the information related activities and of leading or directing people to attain the objective of organization.”
Manajemen Administrasi Perkantoran adalah proses  dari perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian semua kegiatan informasi terkait dengan aktivitas pemimpin atau pengarahan orang untuk mencapai tujuan organisasi.

Sedangkan menurut Quible.  “The information management thrust makes the administrative  office management area more crucial to organizational success nor than ever before, In the future, the information management thrust will likely evolve into new thrust for the administrative office management”.

Tujuan Manajemen Informasi membuat manajemen administrasi perkantoran  lebih penting bagi keberhasilan organisasi daripada sebelumnya, di masa depan, arah tujuan manajemen  informasi akan berkembang menjadi arah tujuan yang baru untuk manajemen administrasi perkantoran".

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran mengandung cakupan yang luas diantaranya meliputi semua pengaturan pekerjaan yang menyangkut informasi, bukan terbatas pada pekerjaan tata usaha melainkan mengelola daur hidup data dan informasi bisnis yang dimulai dari penciptaan sampai pemeliharaan, pendistribusian dan penyimpanan secara tetap atau  bahkan pemusnahan apabila data telah kadaluarsa.

TUJUAN KANTOR
Menurut Mills tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman.

FUNGSI KANTOR
Menurut Quible ada 5 jenis  office support functions:
1.    Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi  perkantoran yang       membutuhkan pemikiran yangmencakup pengarsipan,        penggandaan dan lain-lain. Biasanya dilakukan oleh       staf administrasi yang bertanggung jawab terhadap        tugas sehari-hari.
2.    Fungsi teknis yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat,keputusan dan ketrampilan perkantoran yang           memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3.    Fungsi  analisis yaitu fungsi  yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4.    Fungsi interpersonal yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi sebagai jenjang karier sebelim naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manajer yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

FUNGSI MANAJEMEN KANTOR
a.    Perencanaan (Planning)
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.

b.  Pembagian tugas dalam ruang lingkup organisasi (organizing)
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran .

c. Pengarahan (actuating)
adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan pengarahan.

Dalam rangka pengarahan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
-       Mendorong atau memberi semangat kerja
-       Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
-       Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

d. Pengendalian  (controlling)
yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
a)      Kualitas pekerjaan kantor
b)      Waktu pekerjaan kantor
c)      Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d)      Biaya perkantoran
e)      Alat peralatan dan perabotan kantor
f)        Pelayanan kantor
g)      Dokumentasi.

AKTIVITAS MANAJEMEN KANTOR
Pekerjaan atau aktivitas menejemen kantor antara lain:
  1. Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa
  2. Menentukan proses yang akan digunakan
  3. Mengelola sitem pencatatan dan pengarsipan
  4. Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif
  5. Mendukung personil kantor untuk memberi hal  terbaik bagi organisasi
  6. Mengukur dan mengevaluasi informasi.

AKTIVITAS MANAJEMEN KANTOR
Pekerjaan atau aktivitas menejemen kantor antara lain:
  1. Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa
  2. Menentukan proses yang akan digunakan
  3. Mengelola sitem pencatatan dan pengarsipan
  4. Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif
  5. Mendukung personil kantor untuk memberi hal  terbaik bagi organisasi
  6. Mengukur dan mengevaluasi informasi.






Langganan: Postingan (Atom)