Rabu, 01 Juli 2015 Tags: 0 komentar

Managemen Perkantoran

PERTEMUAN I
PENGANTAR MANAJEMEN PERKANTORAN

PENGERTIAN KANTOR:
Pada umumnya kantor dikaitkan dengan tata usaha. Definisi kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
Menurut Kallaus dan Keeling,  “Administrative office management is the process of planning, organizing dan controlling all the information related activities and of leading or directing people to attain the objective of organization.”
Manajemen Administrasi Perkantoran adalah proses  dari perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian semua kegiatan informasi terkait dengan aktivitas pemimpin atau pengarahan orang untuk mencapai tujuan organisasi.

Sedangkan menurut Quible.  “The information management thrust makes the administrative  office management area more crucial to organizational success nor than ever before, In the future, the information management thrust will likely evolve into new thrust for the administrative office management”.

Tujuan Manajemen Informasi membuat manajemen administrasi perkantoran  lebih penting bagi keberhasilan organisasi daripada sebelumnya, di masa depan, arah tujuan manajemen  informasi akan berkembang menjadi arah tujuan yang baru untuk manajemen administrasi perkantoran".

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran mengandung cakupan yang luas diantaranya meliputi semua pengaturan pekerjaan yang menyangkut informasi, bukan terbatas pada pekerjaan tata usaha melainkan mengelola daur hidup data dan informasi bisnis yang dimulai dari penciptaan sampai pemeliharaan, pendistribusian dan penyimpanan secara tetap atau  bahkan pemusnahan apabila data telah kadaluarsa.

TUJUAN KANTOR
Menurut Mills tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman.

FUNGSI KANTOR
Menurut Quible ada 5 jenis  office support functions:
1.    Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi  perkantoran yang       membutuhkan pemikiran yangmencakup pengarsipan,        penggandaan dan lain-lain. Biasanya dilakukan oleh       staf administrasi yang bertanggung jawab terhadap        tugas sehari-hari.
2.    Fungsi teknis yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat,keputusan dan ketrampilan perkantoran yang           memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3.    Fungsi  analisis yaitu fungsi  yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4.    Fungsi interpersonal yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi sebagai jenjang karier sebelim naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manajer yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

FUNGSI MANAJEMEN KANTOR
a.    Perencanaan (Planning)
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.

b.  Pembagian tugas dalam ruang lingkup organisasi (organizing)
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran .

c. Pengarahan (actuating)
adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan pengarahan.

Dalam rangka pengarahan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
-       Mendorong atau memberi semangat kerja
-       Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
-       Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

d. Pengendalian  (controlling)
yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
a)      Kualitas pekerjaan kantor
b)      Waktu pekerjaan kantor
c)      Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d)      Biaya perkantoran
e)      Alat peralatan dan perabotan kantor
f)        Pelayanan kantor
g)      Dokumentasi.

AKTIVITAS MANAJEMEN KANTOR
Pekerjaan atau aktivitas menejemen kantor antara lain:
  1. Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa
  2. Menentukan proses yang akan digunakan
  3. Mengelola sitem pencatatan dan pengarsipan
  4. Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif
  5. Mendukung personil kantor untuk memberi hal  terbaik bagi organisasi
  6. Mengukur dan mengevaluasi informasi.

AKTIVITAS MANAJEMEN KANTOR
Pekerjaan atau aktivitas menejemen kantor antara lain:
  1. Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa
  2. Menentukan proses yang akan digunakan
  3. Mengelola sitem pencatatan dan pengarsipan
  4. Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif
  5. Mendukung personil kantor untuk memberi hal  terbaik bagi organisasi
  6. Mengukur dan mengevaluasi informasi.






Diposting oleh Unknown

No Response to "Managemen Perkantoran"

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)