PERTEMUAN 4
KOMUNIKASI PERKANTORAN
Pengertian
Komunikasi
Menurut Bovee, Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan
dan dikatakan efektif apabila pesan
tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain
untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.
Menurut Robbins, Komunikasi adalah proses pemindahan data dan
memahami makna yang dimaksudkan.
Fungsi komunikasi menurut Scott dan Mitchell ada 4 fungsi yaitu :
Fungsi komunikasi menurut Scott dan Mitchell ada 4 fungsi yaitu :
1.
Fungsi control
2.
Fungsi motivasi
3.
Fungsi emosi
4.
Fungsi informasi
Fungsi
komunikasi menurut Scott dan Mitchell
1.
Fungsi
control,
setiap organisasi mempunyai hierarki dengan
wewenang yang menyertainya. komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol
karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa
melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan komunikasi
dengan atasan mereka.
2. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melalui pemberian
feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka kerjakan, sebaik apa
mereka mengerjakannya, dan apa yang seharusnya dilakukan untuk meningkatkan
kinerja mereka di masa depan.
3.
Fungsi Emosi
Pada dasarnya
salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial. Salah satu
bentuk interaksi sosial adalah komunikasi di mana masing – masing anggota
organisasi dapat mengekrepesikan emosi yang negatif. misalnya frustasi atau
tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.
4.
Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar
pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan
mentransfer data dan alternaif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan
mudah dalam mengambil keputusan.
Dari keempat
fungsi komunikasi diatas tidak ada ada fungsi yang lebih penting dari yang
lain. Setiap proses komunikasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
Contoh: Apabila
agar seorang staf administrasi keuangan dapat bekerja secara efektif dan
efisien, supervisor sebaiknya menggunakan komunikasi yang dapat mengontrol, memotivasi
dan memberikan informasi kepada mereka.
Komunikasi yang
efektif
Bentuk dari
komunikasi:
a.
komunikasi
nonverbal,
komunikasiyang paling dasar yaitu proses komunikasi tanpa kata
tetapi berupa isyarat, gerak tubuh, ekspresi tubuh dll.
b.
komunikasi
verbal yaitu berupa kata yang disusun agar memiliki arti.
c.
komunikasi
tulisan, yaitu komunikasi yang dapat berupa memo, surat,
email, faksimile, yang ditransfer
melalui tulisan atau simbol pada sebuah media.
Menurut Bovee, ada beberapa asas komunikasi agar dapat
berkomunikasi secara efektif, antara lain:
1.
Komunikasi
berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
2.
Orang hanya bisa
memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti.
3.
Orang yang
melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya
dimengerti.
4.
Orang yang tidak
paham dalam menerima pesan mempunyai
suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.
Ciri-ciri pesan
yang efektif:
1.
Menyediakan
informasi yang praktis
2. Memberikan
fakta dibandingkan kesan.
dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang
dimaksud
3. Mengklarifikasi
dan menyingkat informasi
dengan menggunakan tabel,bagan,foto maupun diagram yang menjelaskan pesan yang
dimaksud.
4. Menyatakan
tanggung jawab secara jelas dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa
yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan kepada orang-orang
tertentu saja.
5.
Membujuk dan
menyediakan rekomendasi
biasanya
pesan yang
disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan
untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang
akan mereka peroleh dengannya.
Komunikasi
organisasi
Bentuk komunikasi
1.
Komunikasi yang
sudah direncanakan masing-masing bagian (surat, email, memo) mengikuti suatu
prosedur organisasi.
2.
Komunikasi
kasual yang terjadi antar anggota organisasi (email, face to face, telephon)
yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi
Komunikasi
Formal
Komunikasi
yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik
berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun dalam kenyataanya
keberadaan struktur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen
organisasi berkomunikasi satu sama lain.
a.
Downward (Komunikasi atas ke bawah)
Contohnya pimpinan memberikan instruksi,
petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumumamn, rapat.
b.
Upward (Komunikasi yang terjadi dari
bawah ke atas) Contohnya: staf memberikan laporan, saran–saran, pengaduan,
kritikan, kotak saran kepada pimpinan.
c.
Horizontal (Komunikasi mendatar, antara
anggota staff dengan anggota staff)
Komunikasi
Informal,
Berlangsung
tidak formal, komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja.
Adalah
komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan
kebutuhan manusia sebagai insan sosial. Menurut penelitian komunikasi yang
terjadi di suatu organsasi kurang lebih 80% berlangsung dalam bentuk ini.
Bahkan perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha
mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan tanggapaan yang
lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di lapangan dalam jaringan
komunikasi informal.
Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor (email, face to
face, telephon)
Komunikasi yang
sudah direncanakan dengan pihak luar (surat, laporan, pidato, memo , website,
maupun press release)
Hambatan
komunikasi
Menurut Robbins, ada empat hambatan komunikasi yang akan mempengaruhi
kualitas komunikasi yang kita lakukan:
1.
Perbedaan bahasa
dan persepsi
2.
Gangguan
komunikasi
a. Gangguan emosional
misalnya; perbedaan nilai-nilai serta
harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan
emosi diatas pemikiran-pemikiran dari si pengirim maupun si penerima pesan yang
hendak disampaikan.
b. Gangguan fisik
misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh
misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Overload
informasi
4. Penyaringan
yang tidak tepat.
Dari hambatan
diatas ada beberapa kiat yang dapat
dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan tersebut, yaitu:
1.
Melakukan pendekatan yang berpusat pada
audiens
Hal utama yang
harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang
akan dituju, dengan melakukan ini komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan
efektif, karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih
berarti pada sisi penerima untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas
terjadinya komunikasi
2.
Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
3.
Komitmen untuk berkomunikasi secara etis
4.
Menggunakan pesan yang singkat dan efektif.
No Response to " "
Posting Komentar