PERTEMUAN 9
KEGIATAN PERKANTORAN
Mengelola
Catatan dan Laporan Kantor
Pengertian
catatan kantor adalah laporan tertulis
mengenai fakta-fakta atau kejadian-kejadian untuk disimpan. Dengan demikian
catatan kantor bisa disebut sebagai data dan digunakan pada setiap fase
kegiatan sebagai dasar untuk menarik kesimpualan.
Jenis-jenis
catatan kantor pada umumnya adalah:
1. Catatan
mengenai personalia (personnel records)
2. Catatan
mengenai produksi (production records)
3. Catatan
mengenai inventaris (inventory records)
4. Catatan
penjualan (sales records)
5. Catatan
mengenai finansial (financial records)
Laporan atau
reports adalah suatu pernyataan tertulis yang didasarkan atas
pengumpulan catatan dan yang biasanya menyatakan nilai catatan yang diringkas
dan yang bersifat interpretatif (tafsiran). Laporan kantor merupakan
kumpulan data yang sudah diolah dan sudah fixed.
Laporan juga sama pentingnya dengan catatan kantor, yaitu penting dalam melaksanakan fungsi manajemen. Cakupan isinya berupa keterangan, menekankan fakta,objektif, menggunakan bahasa yang efisien, jelas dan memperhatikan pilihan kata yang digunakan.
untuk
membuat laporan tertulis yang baik
1.
Kejelasan
(clarity), yakni setiap laporan yang baik memiliki kejelasan, yaitu
ditulis secara ringkas dengan gaya bahasa yang baik dan mudah dibaca.
2.
Ketetapan (consistency), yakni suatu laporan yang baik harus tetap
memperhatikan atau memperbincangkan bidang permasalahan yang telah ditentukan
dan tidak menyimpang ke permasalahan lain. Juga, istilah dan pengertian yang
telah dipakai tidak berubah sepanjang laporan tersebut.
3.
Kelengkapan (adequancy), yakni suatu laporan yang baik harus lengkap
dalam semua segi yang perlu disampaikan, tidak ada keteledoran atau
bagian-bagian penting yang terlewati untuk disampaikan.
4.
Ketetapan waktu (timeliness), yakni laporan yang baik hendaknya
disampaikan pada waktunya. Juga, data dan penafsiran yang disajikan harus dalam
rangka keadaan sekarang.
5.
Kemungkinan
penyelarasan (adaptability), yakni laporan yang baik mengakui kemungkinan
timbulnya pandangan yang berlainan terhadap permasalahan yang dilaporkan itu
dengan menyajikan data yang diperlukan.
6.
Minat
(interest), yakni laporan yaang baik hendaknya bersih dari perkataan
yang tidak tepat dan tidak berguna sehingga dapat menimbulkan minat dan
mempertahankan perhatian dari pembacanya.
Isi dapat
berkaitan dengan masa lalu,kini, atau perkembangan dimasa yang akan datang.
Perbedaanya dengan catatan kantor, bahwa laporan memuat sedikit data statistik
dan komentarnya bersifat
menguraikan.
Dalam pembuatan
laporan ada beberapa syarat yang perlu diperhatikan:
1.
Tujuan pembuatan laporan
harus jelas.
2. Susunan
laporan harus sistematis
3. Bersifat
objektif terhadap fakta-fakta yang menyangkut suatu
masalah.
4. Menggunakan
bahan ilustrasi
5. Kata-kata
sederhana dan kalimat singkat.
6. Hasil
ditafsirkan dengan jelas
7. Kemukakan
rekomendasi secara lebih spesifik.
Surat dan
korespondensi
Sumber data dan
informasi di kantor berasal dari hasil kegitan korespondensi, yaitu surat. Korespondensi
merupakan kegiatan yang menghabiskan 75% dari seluruh kegiatan kantor, setiap
hari selalu ada surat masuk dan keluar.
Definisi surat adalah suatu sarana komunikasi dalam bentuk tertulis atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari pihak pengirim kepada penerima.
Surat sangat
banyak jenisnya, dapat dikategorikan dalam berbagai macam:
1. Berdasarlam
wujudnya Kartu pos, arsip, surat bersampul, memorandum, nota,telegram, surat pengantar.
2. Berdasarkan
tujuannya surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan/permohonan, surat peringatan/teguran, surat panggilan, surat
pengantar, surat keputusan,
laporan,
surat
perjanjian, pesanan,dll
3. Berdasarkan sifat isi dan asalnya Surat dinas,
niaga, pribadi, sosial
4. Berdasarkan jumlah penerima Surat biasa, edaran,
dan pengumuman.
1. Berdasarkan wujudnya surat dapat diklasifikasikan sebagai
berikut
a.
Kartu pos ialah segala
macam surat yang dibuat di atas kertas karton berukuran 15 x 10 cm. kartu pos
ini digunakan untuk mengirim berita singkat dan tidak rahasia.
b.
Arsip adalah
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi.
c.
Surat
bersampul ialah surat yang menggunakan sampul/amplop, yang digunakan untuk:
1)
Mengirim
surat yang isinya tidak boleh diketahui orang yang berkepentingan;
2)
Mengirim
berita yang cukup panjang, satu sampai beberapa halaman;
3)
Memberikan
kesan lebih sopan bagi penerima.
d.
Memorandum (memo) dan nota digunakan untuk surat menyurat antar pejabat dalam
suatu kantor. Memo dan nota berisi satu pokok masalah atau lebih dan ditulis
secara singkat
•
Memorandum
atau memo ialah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok
persoalan. Memo dibuat oleh pihak atasan pada bawahan, atau sebaliknya. Memo
hanya digunakan dalam ruang lingkup terbatas, yaitu berlaku untuk intern kantor
atau instansi yang bersangkutan saja.
•
Nota
ialah sejenis memorandum yang hanya dibuat oleh pihak atasan kepada pihak
bawahan untuk meminta data, informasi, memberi petunjuk, dan lain-lain. Pada
dasarnya isi nota sama dengan isi surat dinas, tetapi lebih ringkas dan jelas.
e.
Telegram adalah suatu dokumen dalam bentuk tulisan yang diminta untuk
diteruskan kepada si alamat melalui proses telegraf.
f. Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada
seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen,
barang, dll.
2. Berdasarkan sifat isi dan asalnya
a.
Surat dinas, Surat yang
isinya berupa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi
pemerintah
b.
Surat niaga, Surat yang isinya berupa informasi niaga
atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.
c. Surat pribadi, Surat
yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan,
persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat resmi seperti surat lamaran
pekerjaan.
d.
Surat sosial, Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
3.
Berdasarkan jumlah penerima
a.
Surat biasa, Surat yang
dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.
b.
Surat
edaran, Surat yang dikirim kepada beberapa orang
atau pejabat tertentu.
c.
Surat
pengumuman. Surat yang ditujukan kepada sejumlah
orang atau pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan satu-persatu
4. Berdasarkan
keamanan isinya
a.
Surat
sangat rahasia, ialah
surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan
negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS ( sangat rahasia).
Surat sangat rahasia tidak boleh diterima
oleh orang yang tidak berhak menerimanya sebab hal itu dapat membahayakan
keamanan negara. Contohnya adalah dokumen dari Departemen Penerangan, dokumen
dari negara tetangga, dan dokumen di kalangan kemiliteran. Surat sangat rahasia
dikirim dengan sampul rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua ditulis dengan
alamat lengkap dengan kode SR atau SRHS, sampul ketiga ditulis dengan alamat
seperti surat biasa.
b.
Surat rahasia ialah surat yang berisi
dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak
menerimanya. Isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu dapat
merugikan instansi, organisasi, atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia
dikirim dengan menggunakan sampul rangkap dua. Sampul pertama (di dalam)
dilengkapi dengan kode R atau RHS, sedangkan sampul ke dua (di luar) ditulis
dengan alamat seperti surat biasa.
c.
Surat biasa ialah surat yang berisi
masalah biasa dan bukan rahasia. Apabila surat tersebut diketahui oleh orang
lain tidak merugikan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Contoh surat biasa
adalah surat edaran, surat undangan, surat ucapan terima kasih, pengumuman, dan
pemberitahuan.
5. Berdasarkan urgensi
penyelesaianya
Surat sangat segera, segera dan biasa
6. Berdasarkan prosedur pengurusannya
Surat masuk
dan surat keluar.
7. Berdasarkan
jangkauannya
Surat intern
dan surat ekstern
8.
Berdasarkan
urgensi penyelesaianya
a.
Surat sangat
segera
Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab atau
diselesaikan. Oleh karena itu “surat sangat segera” memerlukan cara
penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya sehingga lebih
didahulukan daripada surat-surat lainnya.
b.
Surat
segera, Surat yang berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelesaian
yang segera, namun tidak secepat surat yang bersifat “sangat segera”.
c.
Surat
biasa. Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang
secepatnya, tetapi diselesaikan menurut urutan kedatangannya.
9.
Berdasarkan
prosedur pengurusannya
a. Surat masuk Surat Masuk, surat yang diterima di
suatu instansi/perusahaan
b. Surat Keluar,
Surat yang dikeluarkan dari suatu instansi kepada instansi lain.
10. Berdasarkan jangkauannya
a.
Surat
Intern, yaitu surat yang dikirim dari seseorang kepada orang lain pada suatu
instansi yang sama,
b. Surat Ekstern, yaitu surat yang dikirim dari
suatu instansi kepada instansi lain (baik mewakili perusahaan ataupun pejabat
lain)
Daur Hidup Data Kantor
Setiap data dan informasi selalu mengalami proses, demikian juga dengan
data kantor yang juga melewati suatu siklus yang terdiri dari lima tahap.
Setiap tahap memiliki prosedur dan
metode masing-masing.
Daur tersebut dimulai dari penciptaan (creation), penggunaan (utilisation), penyimpanan (strorage), penemuan kembali (retrieval), dan pemusnahan (retention/destruction). Meskipun kelima tahap tersebut membutuhkan perlakuan yang berbeda, tahapan tersebut tetap memiliki kaitan satu sama lain yang membentuk daur tertentu.
No Response to " "
Posting Komentar