PERTEMUAN 3
PROSEDUR
PERKANTORAN
Definisi
Prosedur Menurut
Moekijat:
Prosedur adalah
urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut
dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukan, dan
siapa yang melakukan.
Dengan demikian
prosedur dapat disimpulakn:
1. Metode yang
dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang akan datang.
2. Urutan
aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk
bertindak.
Setiap uraian
pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem informasi
manajemen dibakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik akan
efektif dan efisien jika didukung oleh prosedur yang baik.
Prosedur tertulis
Prosedur kerja
dalam setiap kantor hendaknya:
1. Bersifat formal,
artinya diakui oleh semua orang dalam organisasi.
2. Tertulis
3. Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, up to date dengan
perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.
Manfaat prosedur tertulis
1.
Planning –
Controlling
a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
b. Merencanakan
besarnya beban kerja yang optimal bagi
masing-masing pegawai.
c. Menghindari pemborosan atau memudahkan
penghematan biaya.
d.
Mempermudah pengawasan.
2. Organizing
a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.
b. Dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen.
c.
Menciptakan konsistensi kerja.
3. Staffing-leading
a. Membantu
atasan dalam memberikan instruksi kerja bagi pegawai.
b. Konseling
untuk bawahan agar memberikan kontribusi
maksimal .
c. Mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.
4. Coordination
a. Menciptakan koordinasi yang baik antar departemen.
b. Untuk menetapkan dan membedakan prosedur
rutin dan independen.
Informasi dalam
membuat prosedur:
1.
Tujuan
2.
Dokumen (
surat/formulir/laporan) yang diperlukan
3.
Alat/mesin/fasilitas
yang dipelukan.
4.
Orang/bagian/departemen
yang diperlukan.
5.
Tata ruang
kantor yang diperlukan.
6.
Metode penulisan
prosedur yang akan digunakan.
7.
Langkah-langkah
alternatif yang diperlukan.
Metode penulisan
prosedur
1.
Deskriptif adalah prosedur
yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.
2.
Chart
Jika perusahaan semakin
berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat meminimalisasi
tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode yang menunjukan
seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.
Metode penulisan
prosedur
1.
Deskriptif adalah prosedur
yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.
2.
Chart
Jika perusahaan semakin
berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat
meminimalisasi tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode
yang menunjukan seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.
Penulisan
prosedur dalam Chart adalah sebagai berikut:
a.
Gambar/skema
Gambar
mengenai tahapan cara memakai dan melepaskan alat tersebut sebagai panduan bagi
konsumen yang membeli.
b. Arus
pergerakan dokumen (document flow chart)
Menunjukkan
perpindahan formulir kantor beserta salinan dokumen tersebut dari satu bagian
kebagian yang lain.
Proses kegiatan
(process chart)
Merupakan salah
satu alat yang berguna untuk melakukan penyederhanaan kerja. Tindakan-tindakan
ditunjukkan oleh simbol-simbol yang diatur secara vertikal dengan urutan
kronologis dimana tindakan terakhir
dicantumkan pada bagian bawah gambar. contoh simbol yang digunakan sebagai
berikut:
Menunjukan operasi atau sesuatu yg harus dikerjakan. Langkah langkah dilakukan dalam proses metode atau prosedure. Biasanya perbuatan merubah sesuatu material (input) kedalam bentuk yang berbeda apabila diberi huruf:
Artinya operasi tata usaha (Clerical).
Operasi tanpa mesin sama sekali seperti memilih, menyaring , menyimpan, menghitung, dan sebagainya.
Artinya operasi
(Typing)
Seluruh kegiatan mengetik seperti formulir induk (master copy) , surat ,memo, atau tabel statistik dan sebagainya.
Artinya Operasi
mesin.
Kegiatan menggunakan mesin selain mesin ketik. Mesin yg dipakai perlu disebutkan secara jelas.
Simbol lain yang
bisa digunakan
Menunjukan
transpor atau arus melalui suatu proses pengerjaan.
Memindahkan material atau alat atau atau bergeraknya orang dari tempat ke tempat.
Menunjukkan
delay atau simpan sementara atau keterlambatan. Menyebabkan operasi lain
tertunda karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian terlebih dahulu.
Menunjukan
inspeksi/pemeriksaan jumlah atau kuantitas
Menunjukan pemeriksaan mutu atau kualitas.
Inspeksi sambil
operasi.
Misalnya memasukkan barang ke dalam peti sambil menghitung mengontrol cacat dan sebagainya.
Penyimpanan
permananen.
Penyimpanan
(pergudangan)
yang terkontrol dengan otorisasi pada waktu material diterima atau dikeluarkan.
Tahapan Penulisan
Prosedur
Prosedur kerja
kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian,
departemen, divisi dan organisasi secara keseluruhan. Prosedur kerja hendaknya
mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dalam
pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan
kegiatann operasional kantor.
Berdasarkan hal ini ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:
1.
Identifikasi
terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem
yang ada.
2.
Menyelaraskan
logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada diperusahaan.
3.
Membuat urutan
langkah yang paling cocok dan logis
PERTEMUAN 3
PROSEDUR
PERKANTORAN
Definisi
Prosedur Menurut
Moekijat:
Prosedur adalah
urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut
dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukan, dan
siapa yang melakukan.
Dengan demikian
prosedur dapat disimpulakn:
1. Metode yang
dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang akan datang.
2. Urutan
aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk
bertindak.
Setiap uraian
pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem informasi
manajemen dibakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik akan
efektif dan efisien jika didukung oleh prosedur yang baik.
Prosedur tertulis
Prosedur kerja
dalam setiap kantor hendaknya:
1. Bersifat formal,
artinya diakui oleh semua orang dalam organisasi.
2. Tertulis
3. Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, up to date dengan
perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.
Manfaat prosedur tertulis
1.
Planning –
Controlling
a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
b. Merencanakan
besarnya beban kerja yang optimal bagi
masing-masing pegawai.
c. Menghindari pemborosan atau memudahkan
penghematan biaya.
d.
Mempermudah pengawasan.
2. Organizing
a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.
b. Dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen.
c.
Menciptakan konsistensi kerja.
3. Staffing-leading
a. Membantu
atasan dalam memberikan instruksi kerja bagi pegawai.
b. Konseling
untuk bawahan agar memberikan kontribusi
maksimal .
c. Mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.
4. Coordination
a. Menciptakan koordinasi yang baik antar departemen.
b. Untuk menetapkan dan membedakan prosedur
rutin dan independen.
Informasi dalam
membuat prosedur:
1.
Tujuan
2.
Dokumen (
surat/formulir/laporan) yang diperlukan
3.
Alat/mesin/fasilitas
yang dipelukan.
4.
Orang/bagian/departemen
yang diperlukan.
5.
Tata ruang
kantor yang diperlukan.
6.
Metode penulisan
prosedur yang akan digunakan.
7.
Langkah-langkah
alternatif yang diperlukan.
Metode penulisan
prosedur
1.
Deskriptif adalah prosedur
yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.
2.
Chart
Jika perusahaan semakin
berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat meminimalisasi
tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode yang menunjukan
seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.
Metode penulisan
prosedur
1.
Deskriptif adalah prosedur
yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.
2.
Chart
Jika perusahaan semakin
berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat
meminimalisasi tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode
yang menunjukan seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.
Penulisan
prosedur dalam Chart adalah sebagai berikut:
a.
Gambar/skema
Gambar
mengenai tahapan cara memakai dan melepaskan alat tersebut sebagai panduan bagi
konsumen yang membeli.
b. Arus
pergerakan dokumen (document flow chart)
Menunjukkan
perpindahan formulir kantor beserta salinan dokumen tersebut dari satu bagian
kebagian yang lain.
Proses kegiatan
(process chart)
Merupakan salah
satu alat yang berguna untuk melakukan penyederhanaan kerja. Tindakan-tindakan
ditunjukkan oleh simbol-simbol yang diatur secara vertikal dengan urutan
kronologis dimana tindakan terakhir
dicantumkan pada bagian bawah gambar. contoh simbol yang digunakan sebagai
berikut:
Menunjukan operasi atau sesuatu yg harus dikerjakan. Langkah langkah dilakukan dalam proses metode atau prosedure. Biasanya perbuatan merubah sesuatu material (input) kedalam bentuk yang berbeda apabila diberi huruf:
Artinya operasi tata usaha (Clerical).
Operasi tanpa mesin sama sekali seperti memilih, menyaring , menyimpan, menghitung, dan sebagainya.
Artinya operasi
(Typing)
Seluruh kegiatan mengetik seperti formulir induk (master copy) , surat ,memo, atau tabel statistik dan sebagainya.
Artinya Operasi
mesin.
Kegiatan menggunakan mesin selain mesin ketik. Mesin yg dipakai perlu disebutkan secara jelas.
Simbol lain yang
bisa digunakan
Menunjukan
transpor atau arus melalui suatu proses pengerjaan.
Memindahkan material atau alat atau atau bergeraknya orang dari tempat ke tempat.
Menunjukkan
delay atau simpan sementara atau keterlambatan. Menyebabkan operasi lain
tertunda karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian terlebih dahulu.
Menunjukan
inspeksi/pemeriksaan jumlah atau kuantitas
Menunjukan pemeriksaan mutu atau kualitas.
Inspeksi sambil
operasi.
Misalnya memasukkan barang ke dalam peti sambil menghitung mengontrol cacat dan sebagainya.
Penyimpanan
permananen.
Penyimpanan
(pergudangan)
yang terkontrol dengan otorisasi pada waktu material diterima atau dikeluarkan.
 |
Tahapan Penulisan
Prosedur
Prosedur kerja
kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian,
departemen, divisi dan organisasi secara keseluruhan. Prosedur kerja hendaknya
mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dalam
pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan
kegiatann operasional kantor.
Berdasarkan hal ini ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:
1.
Identifikasi
terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem
yang ada.
2.
Menyelaraskan
logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada diperusahaan.
3.
Membuat urutan
langkah yang paling cocok dan logis
No Response to " "
Posting Komentar