PERTEMUAN 14
LAPORAN MANAJERIAL
LAPORAN
Laporan
merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan
mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Laporan
merupakan dokumen yang menganalisis dan mengevaluasi semua aktivitas organisasi
dan menyediakan informasi yang penting
berkaitan dengan pengambilan keputusan.
Langkah yang
perlu dilakukan dalam menulis laporan adalah merencanakan apa yang akan
dilaporkan, mengumpulkan data, mengorganisasikan data dan menulis draft awal
sebuah laporan.
Menurut Quible,
laporan merupakan perwujudan pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan atas
pemberian kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut.
Fungsi laporan:
1.
Sebagai alat
komunikasi vertikal,
Laporan adalah sarana
komunikasi atasan dengan bawahan. Pihak bawahan menginformasikan berbagai
kegiatan dan masukan terhadap suatu permasalahan dengan membuat laporan.
Sedangkan pimpinan memperoleh data dan informasi kemudian mengolahnya,
dikembangkan dan digunakan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan serta
perencanaan lebih lanjut. Selain itu dapat pimpinan dapat memberikan penilaian
terhadap permasalahan dan kinerja bawahannya.
2.
Sebagai alat
pertanggung jawaban,
Laporan sebagai
bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab dan wewenang yang diberikan
oleh atasan. Laporan adalah alat paling tepat mempertanggungjawabkan
kepercayaan dan wewenang yang diterima bawahan.
3.
Memberikan informasi penting,
Laporan berisi informasi faktual, rasional,
argumentatif, serta obyektif. Maka laporan sebagai sumber informasi yang
penting dalam pengambilan keputusan manajerial.
4.
Sebagai bahan untuk mengambilan keputusan,
Laporan memberikan informasi penting,
karena hal tersebut, laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan
pengambilan kebijakan atau keputusan.
JENIS LAPORAN
Terdapat
berbagai macam laporan yang tergantung
pada klasifikasi yang digunakan, yaitu:
1.
Berdasarkan waktu penyampaian
- Laporan rutin, adalah laporan yang dibuat secara
rutin menurut waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau triwulan.
Biasanya berupa informasi dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan
organisasi tertentu. Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
- Laporan insidental, merupakan laporan yang
dibuat dengan waktu yang tidak terjadwal tetap.
2.
Berdasarkan cara
penyampaian
a. Laporan lisan,
dilakukan dengan
lisan atau lewat telepon. Laporan ini lebih bersifat hal-hal yang praktis
informatif dan singkat.
b. Laporan tertulis.
dilakukan dengan membuat laporan ditulis
dan dengan disertai data-data yang mendukung. Laporan ini bisa digunakan untuk
laporan formal dan informal. Harapan dengan laporan ini adalah informasi yang
disajikan lebih terstruktur dengan analisis mendalam.
c. Laporan visual,
merupakan laporan dengan menggunakan gambar
entah lukisan, foto, film, slide dan lain-lain. Laporan ini biasa ditemukan
pada berita di televisi atau film dokumentasi.
3.
Berdasarkan
bentuk
a.
Laporan
berbentuk surat
dan hanya berisi point tertentu saja, Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar
dari suatu sekolah
b.
Laporan
berbentuk formulir,
dengan bentuk dan format yang tetap. Laporan bentuk ini dipakai untuk laporan
yang bersifat rutin.
c.
Laporan
berbentuk karangan atau naskah, Laporan ini untuk kepentingan formal misalnya
skripsi, thesis, disertasi dan feasibility study (studi kelayakan) yaitu
studi yang bertujuan untuk menilai kelayakan sebuah bisnis. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
4.
Berdasarkan sifat penyajian
a.
Laporan informal,
biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail,
memo, atau surat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya,
dan sering tidak disertai dokumen yang mendukung materi laporan.
b. Laporan
formal,
dibuat dengan
analitis, dengan aturan resmi dan dokumen resmi. Pembuatan data
harus sesuai dengan yang sebenarnya karena kesalahan data dapat berdampak pada
kesalahan kesimpulan atau rekomendasi. Subyektifitas pembuat laporan tidak
boleh dimasukkan agar laporan tetap bersifat benar dan obyektif
5.
Berdasarkan maksudnya,
laporan dapat dibedakan atas ada
tidaknya tingkat analisis dalam laporan.
- Laporan informatif,
Adalah laporan
yang bersifat memberikan informasi tentang sesuatu hal. Pelapor tidak
diharuskan memberikan analisis atau rekomendasi terhadap informasi yang dilaporkan.
- Laporan rekomendasi,
Adalah laporan
yang berisi informasi yang menyatakan pendapat si pelapor berupa penilaian atau
tindak lanjut dari penilaian terhadap sesuatu hal secara sekilas.
- Laporan pertanggungjawaban:
Laporan
yang memberikan informasi kepada atasan mengenai pelaksanaan
program kerja tertentu, baik dilihat dari segi proses, keberhasilan, kegagalan,
faktor penghambat dan pendukungnya
d. Laporan
analisis,
Berisi selain informasi juga memberikan
sumbangan pemikiran terhadap pimpinan berdasarkan analisis yang mendalam.
e. Laporan perkembangan,
Berisi laporan
kemajuan pelaksanaan suatu program atau kegiatan. Laporan ini juga berupa
evaluasi pelaksanaan suatu program dan mengetahui sejauh mana kegiatan sudah
terlaksana dan dampak yang dikehendaki dan tidak dikehendaki untuk perencanaan
selanjutnya
f.
Laporan studi kelayakan,
Dibuat berdasar
adanya permasalahan khusus dan pemecahannya. Laporan ini menganalisis secara
mendalam guna pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak.
Isinya juga disajikan alternatif solusi dan kemudian dievaluasi guna menentukan
pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif.
SISTEMATIKA
LAPORAN
Secara umum
laporan terdiri dari beberapa bagian yaitu:
1.
Pendahuluan
Memuat latar
belakang masalah, rumusan, tujuan, ruang lingkup dan sistematika penulisan. Dalam tujuan
penulisan ini harus berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas.
2.
Isi laporan dan
pembahasan
Isi laporan
sering disebut tubuh laporan atau isi utama laporan. Isi laporan ditentukan
masalah, maksud atau tujuan laporan. Isi laporan pada tiap-tiap laporan
berbeda-beda. Isi laporan informasi berupa informasi tertentu yang mengacu
permasalahan, sedang isi laporan analisis atau laporan studi kelayakan berisi
informasi didukung data yang valid dan terpercaya untuk rekomendasi yang
diberikan.
3. Penutup
Bagian penutup
adalah bagian akhir dari laporan yang tidak mengandung analisis. Jika suatu
laporan mengandung analisis, bagian akhir laporan akan berupa kesimpulan yang
berisi penilaian positif atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang
berhasil, untung atau rugi atau gabungan dari kesemuanya itu.
Urutan lengkap
laporan formal
1.
Halaman judul
2.
Daftar isi.
3.
Pengantar
4.
Abstraksi, Dalam laporan yang menggambarkan tentang ringkasan atau
rangkuman keseluruhan laporan
5.
Pendahuluan
6.
Isi laporan
7. Kesimpulan
8. Rekomendasi atau saran
9. Daftar pustaka, Kumpulan sumber data sekunder, khususnya dari buku buku baik yang
bersifat teoritis dan praktis
10. Lampiran
TATA CARA
PENYUSUNAN LAPORAN
Proses
penyusunan laporan selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam
penyusunan laporan juga harus memperhatikan tata caranya.
Tahap penyusunan laporan yaitu:
1. Tahap persiapan.
Pada tahap
ini dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang
relevan untuk disajikan dan sumber data.
2. Pengumpulan dan penyajian data.
Dalam proses pengumpulan harus selalu
mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh
dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah
dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan
utama dan data pendukung atau penunjang dan penyajian data.
3. Sistematika
laporan
Menentukan bagian utama laporan (sistematika
laporan) kemudian sub-subbagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih
lanjut dalam kalimat-kalimat.
4. Penulisan
laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada
sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji
secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.
No Response to " "
Posting Komentar