PERTEMUAN 11
LAY OUT
PERKANTORAN
Pengertian dan
Tahapan perencanaan
Menurut Quible, layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif
serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang
dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.
Sedangkan menurut Terry menjelaskan tentang layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak
Layout kantor
yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
3. Memberikan kesan yang positif terhadap
pelanggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan
dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Dalam tahapan
menyusun layout perlu memperhatikan
hal-hal berikut ini:
1.
Tugas pegawai, Jenis tugas
dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunanaan jenis
fasilitas kantor yang dibutuhkan untuk pengoptimalan kinerja mereka sehingga
perencanaan layout harus flesibel, mudah diubah sesuai dengan kebutuhan
organisasi.
2.
Arus kerja, Analisis arus
kerja diperlukan dalam perencanaan layout dengan mengacu pada pergerakan
informasi dan tugas secara horizontal atau vertikal sehingga dapat meminimalisir
criss-crossing (tertukar) pekerjaan ataupun fenomena bottleneck (peristiwa
macetnya proses aliran data (transmisi data) karena sebab-sebab tertentu).
3.
Bagan organisasi, Menggambarkan
rentang wewenang masing-masing anggota organisasi dan mengidentifikasi hubungan
kerja antarpegawai di level yang sama sehingga membantu perencanaan layout
menunjukan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
4.
Proyeksi kebutuhan tenaga kerja dimasa yang
akan datang,
Perencanaa layout perlu memperhatikan berapa luas area yang mungkin dibutuhkan
jika perusahaan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.
5.
Jaringan komunikasi, Analisis
bentuk komunikasi ataupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang
dilakukan oleh pegawai ataupun departemen sehingga dalam perencanaan layout,
semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka akan semakin dekat
ruangannya agar lebih efisien.
6.
Bagan organisasi, Menggambarkan
rentang wewenang masing-masing anggota organisasi dan mengidentifikasi hubungan
kerja antarpegawai di level yang sama sehingga membantu perencanaan layout
menunjukan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
7.
Proyeksi kebutuhan tenaga kerja dimasa yang
akan datang,
Perencanaa layout perlu memperhatikan berapa luas area yang mungkin dibutuhkan
jika perusahaan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.
8.
Jaringan komunikasi, Analisis
bentuk komunikasi ataupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang
dilakukan oleh pegawai ataupun departemen sehingga dalam perencanaan layout,
semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka akan semakin dekat
ruangannya agar lebih efisien.
9.
Pertimbangan
keamanan,
Perencanaan layout kantor harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah
dari satu area ke area yang lain tanpa terhambat furniture yang membahayakan.
10.
Pembiayaan ruang
perkantoran,
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antaralain, biaya
pemeliharaan, asuransi, kebutuhan akan peralatan kontrol lingkungan kantor, dan
lain-lain.
Macam Tata Ruang
Kantor
Tata
ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu :
1.
Tata ruang kantor terpisah
Susunan ruangan
untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena
keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibauat
pemisah buatan
2.
Tata ruang kantor yang terbuka
Menurut
susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.
Konsep Kantor
Terbuka
Salah satu
keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout perkantoran adalah apakah menggunakan
konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau menggabungkan keduanya.
1.
Konsep kantor
konvensional banyak menggunakan dinding permanen yang merefleksikan struktur
organisasi yang digunakan yaitu birokrasi.
2.
Konsep kantor terbuka lebih mendasarkan pada
konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang
kantor itu sendiri. Konsep ini dapat meningkatkan kerjasama antarpegawai dengan
menciptakan lingkungan yang mendukung komunikasi terbuka sehingga produktivitas
meningkat.
Ada beberapa
model konsep kantor terbuka:
1.
Landscape, Konsep ini merupakan gabungan dua konsep antara konsep
kantor konvensional dengan konsep kantor terbuka. Jadi perpaduan ruangan yang
tertutup serta masih menyisakan penempatan tanaman sebagai
dekorasi ruangan sehingga ruangan lebih hidup.
2.
Modular Workstation Unit, menggunakan komponen furniture yang menggunakan panel untuk
menciptakan ruangan kerja yang individual.
3. Movable Cluster Workstation Unit,
Konsep ini
diterapkan dengan mengelompokkan ruangan kerja menjadi kumpulan panel yang
menggunakan roda bergerak, sehingga pengguna bisa bebas bergerak. Model ini
menyediakan fleksibilitas dalam mengubah layout dan mendesain ulang tempat kerja
pegawai
Mempersiapkan
Layout
Seorang manager
dalam mempersiapkan layout kantor harus mengadakan riset dan analisis hubungan
peralatan, informasi dan pegawai dalam arus kerja. Setelah menyelesaikan riset
dan analisis disarankan untuk membuat model hasil analisis dan rekomendasi
perancangan ruang kantor.
Perancangan
ruang kantor baru harus mendapatkan tanggapan yang positif dari pegawai yang akan menempati ruangan
tersebut. Langkah pertama adalah melakukan penskalaan dan letak setiap
peralatan serta furniture yang menggunakan skala yang sama.
Prinsip Lay out
yang efektif
Menurut
Gie (2000) antara lain:
1.
Asas
mengenai jarak terpendek
Memungkinkan
penyelesaian pekerjaan administrasi dengan menempuh jarak yang seminimal
mungkin.
2. Asas mengenai rangkaian kerja
Menempatkan
pegawai dan peralatan kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan
penyelesaian pekerjaan.
3. Asas mengenai penggunaan seluruh ruang
Tidak membiarkan
adanya ruang yang tidak termanfaatkan, baik horizontal maupun vertical.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Memungkinkan perubahan semudah mungkin.
Peralatan dan
Furnitur Perkantoran
Pembahasan
mengenai layout kantor tidak luput dari keberadaan peralatan maupun furnitur
yang akan digunakan oleh organisasi. Meskipun layout sangat bagus, namun
apabila peralatan yang dimiliki atau terpasang terlalu usang maka tujuan
penataan layout tidak akan tercapai. Begitu pula apabila furnitur yang
digunakan kurang sesuai dengan kosep layout yang dipakai.
Faktor-faktor
yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor adalah pertimbangan
peralatan, penjual, dan perawatan. Dalam pertimbangan peralatan ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan:
1. Tujuan penggunaan peralatan.
Sebelum memilih peralatan,tujuan harus
ditentukan. Hal yang perlu dipertimbangkan adalah perusahaan sering membeli
atau menyewa peralatan yang terlalu canggih daripada yang dibutuhkan, hanya
untuk prestise atau bujukan pemasok.
2. Menentukan peralatan yang sesuai
Setelah peralatan ditentukan,memilih merek
peralatan yang digunakan juga menjadi hal yang penting.Hal ini sangat penting berkaitan
dengan layanan purna jual yang disediakan merek tersebut maupun harga jual
kembali jika perusahaan nantinya berencana meng – upgrade peralatan yang baru.
3. Tingkat penggunaan peralatan
Tingkat kegunaan harus
dipertimbangkan,apakah alat itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan perusahaan
dengan maksimal.
Untuk beberapa
peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, karena akan menyangkut
penempatan peralatan di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasanganya,
dan struktur yang dibutuhkan.
4. Spesifikasi peralatan
Untuk beberapa
peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, karena akan menyangkut
penempatan peralatan di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasanganya,
dan struktur yang dibutuhkan.
5. Biaya peralatan
Biaya peralatan
mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembangan investasi perusahaan.
Untuk itu, analisis yang mendalam perlu dilakukan. Misalnya, jika penggunaan
printer hitam putih sudah memadai, pemasangan printer berwarna mancapai 3-5
kali harga toner hitam putih.
6. Proses operasional peralatan
Beberapa tipe
peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat fotokopi dan printer.
Kebutuhan ini juga membutuhkan juga harus dipertimbangkan dalam memilih
peralatan, saat ini banyak printer baru membutuhkan cartridge atau toner
orisinal dengan harga sangat mahal, sehingga pemakaian printer lama yang bisa
diisi ulang tentunya lebih mudah.
7. Fitur keamanan
Hal yang juga
harus dipertimbangkan adalah fitur keamanan. Meskipun beberapa peralatan kantor
tidak berbahaya, namun fitur ini tetap harus dipertimbangkan. Beberapa
peralatan kantor saat ini menyediakan user id dan password yang memungkinan
tidak setiap orang bisa memanfaatkannya, seperti mesin fotokopi atau printer berkecepatan
tinggi yang berbiaya operasi sangat tinggi.
8. Fleksibilitas peralatan
Fleksibilitas
peralatan juga sangat penting. Beberapa peralatan dapat dimodifikasi dengan
beberapa komponen jika dibutuhkan. Namun ada beberapa produsen yang tidak
menjadikan perlatannya kompatibel dengan peralatan lain, misalnya komputer
produk dari Apple Computer, yang tidak fleksibel dalam pengoperasiannya.
Beberapa peralatan juga dapat digunakan untuk tugas kerja yang lebih luas
dibandingkan peralatan lain, sehingga hal inilah yang menjadikan fleksibilitas
sangat perlu menjadi pertimbangan.
9. Kemudahan penggunaan peralatan
Hal yang juga
dipertimbangkan adalah kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa
peralatan tidak mudah digunakan dan membutuhkan training tambahan, yang
membutuhkan waktu dan biaya yang seharusnya bisa dihindari jika peralatannya
mudah dioperasikan.
10. Kecepatan operasi peralatan
Pada beberapa
perusahaan kecepatan peralatan menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan
yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus
indent terlebih dahulu, hendaknya organisasi mempertimbangkan supplier yang
dapat menyediakannya dengan cepat.
11. Masukan dari operator peralatan
Karyawan yang
akan mengoperasikan sering kali diberikan kesempatan memberikan masukan dalam
menentukan peralatan yang akan dipilih.
12. Standarisasi peralatan
Penggunaan hanya
beberapa merek tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang
memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan merawatnya. Keuntungan lain
adalah kemudahan bagi pegawai untuk mengoperasikannya, karena penggunaannya
mempunyai kesamaan atau dapat diintegrasikan dengan peralatan lain.
No Response to " "
Posting Komentar