Rabu, 01 Juli 2015 Tags: 0 komentar

PERTEMUAN  2
ORGANISASI PERKANTORAN

PRINSIP ORGANISASI

Menurut Robbins, Gitlow dan Cortada ada 6 prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendisain struktur organisasi:
1.      Spesialisasi pekerjaan
2.      Departementalisasi
3.      Rantai Komando
4.      Rentang pengawasan
5.      Sentralisasi dan desentralisasi
6.      Formalisasi

STRUKTUR   ORGANISASI 
yaitu hubungan formal dan informal antara anggota suatu organisasi atau dapat diartikan sebagai hal yang menjelaskan tentang bagaimana suatu tugas dan  pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan dalam suatu organisasi yang tergantung dari strategi bisnis yang dipilih.

Saat ini ada 6 macam stuktur organisasi yang biasa dijumpai dalam suatu organisasi, yaitu:
1. Struktur Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya, Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang
2. Sruktur garis dan staf : Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung
3. Struktur fungsional : yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut
4. Struktur Produk : jenis organisasi ini membagi tugasnya ke dalam dimensi produk. artinya sebuah garis  kordinasi atau kelompok koordinasi terbagi atas jenis produk yang dihasilkan oleh organisasi tersebut. Misalnya sebuah perusahaan menghasilkan produk  A, B dan C. Pada masing-masing produk tersebut terdapat bagian atau divisi yang mendukung   kesuksesan produk di pasar. Masing-masing produk akan memiliki divisi pemasaran, SDM dan  produksi sendiri–sendiri.
        
5. Struktur Komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen
6. Organisasi Matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan
•         Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan
•         Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

MERANCANG, MENGANALISIS DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN

Menurut Gomez-Mejia dkk, ada 5 pendekatan dalam merancang pekerjaan:
1.     Penyederhanaan pekerjaan.
     Pendekatan ini didasari oleh asumsi bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi  lebih sederhana, berupa tugas yang selalu        berulang-ulang untuk memaksimalakan efisiensi dan efektivitas   pekerjaan administrasi. Pendekatan ini hanya menitik beratkan      pada pekerjaan dan proses tertentu bukan proses keseluruhan   dari  sebuah perusahaan.
2. Pemekaran perusahaan
     Pendekatan ini dilakukan dengan memekarkan pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Misalnya petugas bagian surat yang    bertanggung jawab dalam pengiriman surat tetapi  sekarang       diberikan tanggung jawab untuk pendokumentasian surat.
3. Perotasian pekerjaan
     Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan diantara pekerjaan yang ada tanpa merubah alur pekerjaan untuk penyegaran lingkungan dan jenis pekerjaan.
4. Pemerkaya pekerjaan
     Pendekatan ini dilakukan agar pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan.Hal ini dilakukan dengan menetapkan beberapa tugas khusus untuk dilakukan satu orang yang bertanggung jawab hingga terselesaikanya proses pekerjaan yang dimaksud.
5. Disain pekerjaan berdasarkan tim.
     Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang  menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.

Ada beberapa pertanyaan  yang dapat diajukan dalam melakukan sebuah sebuah analisis pekerjaan, yaitu:
  1. Darimana pekerjaan administrasi itu berasal ?
  2. Apakah diperlukan peralatan khusus ?
  3. Pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan administrasi yang dimaksud ?
  4. Apakah pekerjaan tersebut memerlukan pengawasan? dsb

MENDESKRIPSIKAN   PEKERJAAN
Langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan kedalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan.

Menurut Gomez-Meijia ada 2 jenis deskripsi pekerjaan, yaitu :
1.        Deskripsi pekerjaan secara khusus
Merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan.
2.        Deskripsi pekerjaan secara umum.
Mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari sebuah perkerjaan. Deskripsi ini dapat digunakan pada organisasi yang mengedepankan inovasi dan fleksibilitas dalam pencapaian tujuannya.

Deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, yaitu:
1.    Identifikasi informasi
2.    Ringkasan pekerjaan
3.    Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan
4.    Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum

MERANCANG, MENGANALISIS DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN

Menurut Gomez-Mejia dkk, ada 5 pendekatan dalam merancang pekerjaan:
1.        Penyederhanaan pekerjaan.
       Pendekatan ini didasari oleh asumsi bahwa pekerjaan dapat            diuraikan menjadi  lebih sederhana, berupa tugas yang selalu             berulang-ulang untuk memaksimalakan efisiensi dan efektivitas   pekerjaan administrasi. Pendekatan ini hanya menitik beratkan pada pekerjaan dan proses tertentu bukan proses keseluruhan dari sebuah perusahaan.
2.    Pemekaran perusahaan
       Pendekatan ini dilakukan dengan memekarkan pekerjaan yang telah           dilakukan sebelumnya. Misalnya petugas bagian surat yang bertanggung jawab dalam pengiriman surat tetapi  sekarang diberikan tanggung jawab untuk pendokumentasian surat
3.    Perotasian pekerjaan
       Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan diantara pekerjaan yang ada tanpa merubah alur pekerjaan untuk penyegaran lingkungan dan jenis pekerjaan.
4. Pemerkaya pekerjaan
       Pendekatan ini dilakukan agar pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan.Hal ini dilakukan dengan menetapkan beberapa tugas khusus untuk dilakukan satu orang yang bertanggung jawab hingga terselesaikanya proses pekerjaan yang dimaksud.
5. Disain pekerjaan berdasarkan tim.
       Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang  menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.

Setelah pekerjaan dirancang, langkah yang perlu dilakukan adalah analisis pekerjaan.
Analisis pekerjaan:
Analisis ini merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan, dengan melakukan identifikasi tugas, kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu.

Tugas merupakan elemen dasar dan hal yang perlu dilakukan dalam sebuah pekerjaan, adapun kewajiban adalah satu atau lebih tugas yang harus dilakukan guna menyelesaikan pekerjaan. Dan tanggung jawab merupakan satu atau beberapa kewajiban yang mengidentifikasi dan menjelaskan tujuan utama sebuah pekerjaan itu ada.

Ada beberapa pertanyaan  yang dapat diajukan dalam melakukan sebuah sebuah analisis pekerjaan, yaitu:
  1. Darimana pekerjaan administrasi itu berasal ?
  2. Apakah diperlukan peralatan khusus ?
  3. Pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan administrasi yang dimaksud ?
4.      Apakah pekerjaan tersebut memerlukan pengawasan? Dsb.

MENDESKRIPSIKAN   PEKERJAAN
Langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan kedalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan.

Menurut Gomez-Meijia ada 2 jenis deskripsi pekerjaan, yaitu :
1. Deskripsi pekerjaan secara khusus
     Merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban dan       tanggung jawab pekerjaan.
2. Deskripsi pekerjaan secara umum.
     Mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban dan       tanggung jawab dari sebuah  perkerjaan. Deskripsi ini        dapat digunakan pada organisasi yang mengedepankan inovasi dan fleksibilitas dalam pencapaian tujuannya.

Deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, yaitu:
1.      Identifikasi informasi
2.      Ringkasan pekerjaan
3.      Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan
4.      Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum


.





Diposting oleh Unknown

No Response to " "

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)