Kamis, 02 Juli 2015 0 komentar

PERTEMUAN 6
SISTEM INFORMASI PERKANTORAN

Pengertian sistem informasi manajemen
Sistem adalah kumpulan komponen dimana masing-masing komponen memiliki fungsi yang saling berinteraksi dan saling tergantung serta memiliki satu kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai tujuan tertentu.

Menurut Komaruddin, Sistem informasi manajemen adalah seperangkat prosedur yang terorganisasi dengan sistematik yang jika dilaksanakan akan menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan.
Sistem informasi manajemen sering disamakan dengan teknologi. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi merupakan bagian dari SIM disamping sumber  daya manusia, perusahaan, dan prosedur kerja.

SIM adalah  suatu sistem yang saling bekerja sama, terdiri dari kumpulan orang, alat, serta prosedur dan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi dan berkesinambungan serta dirancang untuk mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi dan mendistribusikan informasi yang baik dan siap pakai guna menghasilkan perencanaan, implementasi dan pengendalian manajemen yang baik melalui pembuatan keputusan.

Manfaat Informasi
1.    Perencanaan (Planning)
Kegiatan untuk menentukan arah aktivitas kantor akan diarahkan/dilaksanakan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pembagian tugas dalam ruang lingkup organisasi
-       Melakukan koordinasi terhadap SDM, artinya membagi pekerjaan agar lebih efisien, kemudian menunjuk orang yang berkompeten untuk mengerjakannya (the right man on the right place)
-       Memastikan utilitas /alat mesin secara optimum
3. Pengarahan (Actuating)
Dilakukan untuk memastikan bahwa personel dapat melaksanakan tugas yang telah diberikan sesuai dengan harapan, target, dan sasaran dengan cara:
-       Memberikan semangat kepada karyawan agar dapat bekerja dengan penuh agar sesuai harapan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
-   Memberikan kesempatan pengembangan diri melalui pendidikan dan pelatihan
4. Pengendalian (Controlling)
-       Memastikan bahwa sasaran dan hal-hal yang telah direncanakan
-       Mengendalikan biaya anggaran kantor

Karakteristik informasi yang baik/siap pakai
1. Relevan
    Informasi dianggap relevan jika informasi itu berkaitan   dengan keperluan pembuatan keputusan, artinya        informasi yang diterima harus relevan dengan  permasalahan yang dihadapi.
2. Akurat (accuracy)
    Informasi yang diterima harus benar, objektif, tepat, tidak bias dan sebaiknya ada derajat kebenaran sebagai hasil  analistik statistik.
3. Tepat waktu (timeliness)
Informasi harus tersedia saat dibutuhkan. Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil.
4. Lengkap dan memadai
5. Up to date (terbaru)
6. Dapat diandalkan (reliability)
informasi harus didapat dari sumber yang dapat diandalkan kebenarannya
7. Dapat dimengerti
8. Dapat dibandingkan

Hambatan informasi bagi pembuat keputusan
Informasi yang tersedia tidak akan mendukung seorang pembuat keputusan apabila terjadi hal-hal berikut ini:
1.      Informasi salah
2.      Informasi tidak diteruskan atau ditutupi
3.      Informasi sulit dikumpulkan
4.      Informasi sulit dicari
5.      Informasi tidak jelas kebenarannya dan sulit untuk dikonfirmasi
6.      Sistem penyimpanan tidak jelas
7.      Informasi yang dibutuhkan tidak diketahui
8.      Kurang bertanggung jawab mengumpulkan data atau informasi
9.      Bocornya informasi penting / rahasia.
10.  Dana terbatas

Ada 6 langkah bagi seorang manager dalam pengambilan keputusan:
1.     Identifying and defining the problem (Mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah)
Dalam mengambil sebuah keputusan seorang manajer harus megerti dahulu masalah yang dihadapi. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian organisasi kurang dari tujuan yang telah ditentukan. Sebuah peluang muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang melebihi tujuan organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan kinerja diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan.
2.    Determining alternative courses of action (Menentukan program alternatif  tindakan)
langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer menganalisis fator-faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi yang penting. Manajer menetapkan beberapa alternatif tindakan yang akan diambil dalam membuat keputusan. Untuk keputusan yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah dikenali dan bahkan biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur organisasi. Namun keputusan yang tidak terprogram mengharuskan adanya pengembangan tindakan baru yang akan dapat menjawab kebutuhan perusahaan.
3. valuating the best course of action (Mengevaluasi tindakan yang terbaik)
     Mengevaluasi  setiap alternatif tindakan yang telah dibuat, dengan menilai keuntungan dan kerugian setiap alternatif tindakan. Manajer kemudian mencoba untuk mengukur prospek-prospek menuju sukses. Manajer dapat mengandalkan intuisi dan pengalaman untuk memperkirakan jika suatu arah tindakan sekiranya akan berhasil.
4. Selecting the best course of action (Memilih tindakan alternativ yang terbaik)
Alternatif yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan dan nilai-nilai keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki dengan menggunakan sumber daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi pilihan dengan risiko dan ketidakpastian paling sedikit sehingga dapat dipilih tindakan alternativ yang terbaik.
5.    Carrying out the selected course of action (Melaksanakan program/alternativ terpilih)
Tahap pelaksanaan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial, administrative, dan tahap persuasive yang dimiliki seorang manajer akan digunakan untuk menjamin bahwa alternative terpilih akan dijalankan. Kesuksesan alternative terpilih ini akan bergantung pada bisa tidaknya alternative ini diterjemahkan menjadi suatu tindakan.
6. Following up to ensure that the desired results are obtained (Mengevaluasi untuk memastikan bahwa hasil yang diinginkan tercapai)
Pada tahap evaluasi yang merupakan bagian proses pengambilan keputusan. Para pengambil keputusan akan mendapatkan informasi tentang seberapa baiknya mereka menerapkan keputusan yang telah mereka ambil dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan mereka.




Diposting oleh Unknown

No Response to " "

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)