PERTEMUAN 10
PERENCANAAN
DAN PENGENDALIAN FORMULIR KANTOR
Definisi dan
Macam Formulir Kantor
Formulir kantor adalah selembar
kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor yang repetitif
atau berulang-ulang dengan mencantumkan instruksi atau pertanyaan mengenai
urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya
untuk kemudian diteruskan pada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah
dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.
Dalam
arti sempit, formulir dapat diartikan sebgai bukti transaksi atau sering juga
disebut dokumen.
Dalam
arti luas, formulir dapat diartikan secarik kertas yang telah diatur formatnya
sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Dengan meluasnya
pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak.
Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam
layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik.
Formulir
adalah lembaran atau surat yang harus diisi. Jenis formulir bermacam-macam,
diantaranya formulir pendaftaran, kartu keluarga, wesel pos, kartu pos, daftar
riwayat hidup, selip tabungan, dan lain-lain. (Ifa iklassiyah, 2010)
Formulir kantor
dibedakan menjadi dua, yaitu
1. Formulir intern, yaitu formulir yang digunakan
dalam lingkungan perusahaan.
Contoh:
Tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order pabrik, permohonan bahan, data
penjualan, ket mgnai hasil pekerjaan pegawai.
2. Formulir ekstern, yaitu formulir yang digunakan
untuk
menjalin hubungan dengan pihak luar perusahaan.
Contoh: order
pembelian, faktur-faktur.
Tujuan dan
Manfaat Formulir Kantor
Formulir
merupakan catatan kantor yang paling banyak digunakan oleh kantor. Formulir
membantu dalam kelancaran kegiatan operasional kantor karena mempunyai tujuan dan manfaat yang besar bagi
para penggunanya.
Menurut
Sudarmayanti, tujuan dan manfaat
dipergunakannya formulir oleh setiap kantor adalah:
1.
Mengurangi
kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama/berulang-ulang.
2.
Mengadakan
keseragaman atau pembakuan kerja.
3. Mempermudah
dalam pengklasifikasian data.
4.
Mempermudah tata
kerja, prosedur kerja dan sistem kerja.
5.
Sebagai alat
pemberian instruksi
6. Sebagai alat perencanaan
7. Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.
Pertimbangan
Dalam Disain Formulir Kantor
Formulir harus
dibuat dengan metode yang ekonomis namun tetap mempertahankan kualitas
formulir.
Pertimbangan
yang perlu diperhatikan dalam mendesain suatu formulir adalah:
1.
Pertimbangan Fungsional
a. Tujuan dari formulir
b. Informasi yang perlu dimasukkan dalam
formulir
c. Identifikasi secukupnya
d. Jenis barang menurut urutan yang logis
e. Bentuk umum formulir
f. Jumlah kopi/tembusan.
2. Pertimbangan fisik
a. Tinta
b. Cetakan
c. Kertas yang digunakan
d. Metode untuk membuat kopi/ tembusan karbon
Pengendalian
terhadap formulir kantor
Pengawasan
formulir perlu dilakukan guna mengatasi ketidakefisienan penggunaan formulir
dalam suatu kantor. Pengendalian
formulir merupakan metode untuk membatasi, mengarahkan, mengatur penggunaan formulir kantor.
pengendalian
formulir
1.
mencegah
jangan sampai adanya formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya
2.
mencegah
jangan sampai ada formulir yang diubah tanpa persetujuan sebelumnya.
3.
mencegah
jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa sepengetahuan yang berwenang
Menurut Winardi,
pengendalian formulir dapat dilakukan melalui:
1.
Sentralisasi pekerjaan
Guna mensentralisasi
formulir maka tindakan yang perlu dilakukan adalah:
a.
Umumkan kepada
pegawai mengenai unit yang berwenang mengendalikan formulir, fungsi-fungsi dan wewenang unit
tersebut.
b. Bekukan semua
aktivitas dalam bidang formulir pada “status quo-nya”. Setiap
penambahan, perubahan atau pembelian harus dirundingkan dan disetujui oleh unit yang berhak mengendalikan.
c.
Kumpulkan
minimal 2 buah fotocopy formulir tersebut dalam arsip sentral.
d. Buatlah sebuah
daftar terperinci untuk semua formulir yang menunjukkan nomor formulir, nama
formulir, dan cantumkan nama relevansi (jika form
tsb dibeli dari pihak luar). Sebaiknya mempergunakan kode sederhana untuk
identifikasi formulir:
Misalnya:
C menunjukan kartu (card)
C menunjukan kartu (card)
E menunjukan amplop (envelope)
P menunjukan alas (pad)
S menunjukan sheet tunggal (sheet)
T menunjukkan label (tag)
X menunjukan hal kontinyu
A menunjukan 25 sheet atau set
B menunjukan 50 sheet atau set
Contoh:
F9-45PC menunjukkan formulir pada gedung 9, nomor 45 yang disediakan dalam
jumlah/alas 100 sheet.
2.
Analisis, setiap formulir perlu dianalisis guna menentukan apakah formulir
tersebut dapat dihapuskan, dikombinasikan atau diperbaiki.
3.
Standarisasi, dikatakan standar jika formulir tsb telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
No Response to " "
Posting Komentar