Kamis, 02 Juli 2015 Tags: 0 komentar

PERTEMUAN 13
KONTROL PRODUKTIVITAS

PENGUKURAN KERJA
Pengukuran kerja menitikberatkan pada berapa lama suatu tugas dapat diselesaikan dan merupakan input terpenting dalam perencanaan SDM,  estimasi biaya pegawai, penjadwalan kerja, penganggaran maupun dalam mendesain sistem insentif bagi pegawai.

Tujuan Pengukuran Kerja:
Pengukuran kerja pegawai dengan menentukan tingkat produktivitas yang diterima akan sangat  berguna bagi perusahaan untuk mengukur aktivitas atau pekerjaan yang dilakukan dengan membandingkan hasil kerja aktual dengan yang diharapkan.
Pengukuran kerja dapat membantu menentukan tingkat efisiensi dari metode dan proses kerja yang dilakukan pada saat ini. Pegawai dapat dikatakan melebihi atau dibawah tingkat produktivitas yang diharapkan dengan membandingkan tingkat output pegawai dengan standar yang telah dibuat.

PROGRAM DAN TEKNIK PENGUKURAN KERJA
Sebelum program pengukuran kerja dilakukan hendaknya manajer melakukan beberapa perencanaan dan investigasi secara menyeluruh dari berbagai alternatif yang tersedia.Beberapa teknik yang digunakan untuk mendapatkan dukungan karyawan adalah melakukan diskusi perkelompok dimana peserta mendiskusikan tujuan progran pengukuran kerja.

Langkah Pengukuran Kerja:
1.  Membuat rencana awal, dengan menjelaskan tujuan program teknik pengukuran kerja yang akan digunakan, dan jadwal penerapan program yang juga harus ditentukan.
2.    Menentukan orang yang bertanggung jawab terhadap program, penentuan pegawai yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program hendaknya ditentukan sebelum program dijalankan.
3.    Mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk program, pegawai yang terlibat pada pengembangan dan penerapan program harus digunakan secara ekstensif untuk mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk program.
4.    Mengumpulkan data data penting, jika teknik pengukuran kerja membutuhkan pengumpulan data dari beberapa unit kerja, individu yang bertanggung jawab atas pengumpulan data harus akrab dengan mekanisme dan teknik pengukuran kerja.
5. Menganalisis data yang terkumpul dan mengembangkan standar, setelah data yang diperlukan dikumpulkan, data itu harus dianalisis dan mengembangkan standar berdasarkan hasil analisis yang dimaksud.
6.    Melatih supervisor dan manager, tiap supervisor dan manajer harus dilatih mengenai kegunaan pengukuran kerja dan implementasi standar yang akan dibuat.
7.    Mengintruksikan pegawai, setelah supervisor menerima training bagaimana cara mengimplementasikan standar yang telah ditentukan, mereka harus menyosialisasikan kepada bawahannya mengenai tingkat kinerja yang diharapkan
8.    Evaluasi, kesuksesan program pengukuran kerja perlu dievaluasi secara periodik, dengan frekuensi lebih banyak pada awal pelaksanaan program.

Teknik Pengukuran Kerja
Ada beberapa kriteria yang patut dipertimbangkan sebelum memilih teknik yang akan digunakan, yaitu
1.    Tujuan penggunaan standar kerja.
2.    Tingkat akurasi yang dibutuhkan standar kerja.
3.    Biaya yang dianggarkan perusahaan dalam mengembangkan standar kerja.
4.    Sifat dari pekerjaan yang membutuhkan standar kerja.
5.    Tingkat pemahaman elemen pengukuran kerja dan standar kerja dari individu yang bertanggung jawab.

Menurut Stevenson ada beberapa teknik pengukuran kinerja yang dapat digunakan perusahaan antara lain:
1.    Laporan produksi, teknik ini sederhana dan cepat dalam menentukan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.
2.    Pengambilan sampel kerja (Work Sampling), adalah teknik untuk mengestimasikan proposi waktu yang dibutuhkan oleh pegawai dalam menyelesaikan tugasnya. Dengan menggunakan data statistik, teknik ini memerlukan pengamatan acak untuk menentukan jumlah waktu yang digunakan oleh tiap tugas yang terdapat di kantor.

3.    Time study,
teknik ini digunakan untuk mengembangkan standar waktu pekerjaan berdasarkan pengamatan terhadap seorang pegawai dan diaplikasikan terhadap semua pegawai yang ada.

 4.    Pengamatan mikromotion,
pengamatan micromotion adalah satu-satunya yang menggunakan pencatatan visual (antara gambar dan vidiotape) atas proses kerja yang dianalisis dengan harapan ketidakefisienan dalam melakukan kerja maupun prosedur kerja dapat lebih disederhanakan. Menggunakan peralatan khusus (movie camera) untuk merekam gerakan-gerakan yang berlangsung. Biaya lebih mahal tetapi dapat digunakan untuk mengamati pekerjaan yang berlangsung lebih cepat dan berulang-ulang secara detail,

5.  Standar waktu yang diperkirakan,
teknik ini adalah satu-satunya teknik yang menggunakan data yang diambil dari sumber luar (waktunya telah ditetapkan dan dapat diterima secara luas)

Standarisasi Kerja
Tujuan utama dari pengukuran kerja adalah mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menetapkan standar pekerjaan administrasi di kantor.
Standar kerja tidak boleh ditentukan berdasarkan kinerja yang dicapai oleh pegawai yang paling produktif dan efisisen. Standar kerja terbaik harus ditetapkan dengan asumsi mampu memberikan motivasi kepada pegawai untuk bekerja dengan baik dan juga dimana tingkat  rata-rata karyawan dapat mencapainya.

Keuntungan standar kerja:
1.    Membantu meningkatkan efisiensi tiap pegawai dalam menjalankan pekerjaannya.
2.    Membantu menginformasikan pegawai tingkat output yang diharapkan.
3.    Membantu Manager dalam membuat keputusan SDM.
4.    Memberikan sedikit pengawasan dengan memberikan kemandirian atas proses kerja yang dimungkinkan.
5.    Sebagai dasar dalam pemberian kompensasi kepada pegawai.
6.    Membantu meningkatkan moral karyawan.

Jenis standar kerja:
1. Standar kuantitas.
2. Standar kualitas.
3. Standar deskriptif.

 Jenis-jenis Standar
1. Standar Kuantitas
Standar ini dinyatakan sebagai satuan keluaran per unit waktu.Untuk daur panjang, unit waktu dinyatakan dalam jam. Untuk daur pendek, unit waktu dinyatakan dalam menit atau detik 
2. Standar Kualitas
Standar kualitas ini sangat penting dalam kantor, standar ini digunakan untuk mengukur ketepatan dan pekerjaan yang dapat diterima.
3. Standar Deskriptif 
Sama seperti standar kualitas, Standar deskriptif tidak ditentukan ukuran kerja. Standar ini digunakan untuk mengidentifikasikan karakteristik deskriptif yang dapat diterima dalam wilayah atau objek di suatu kantor.

TEKNIK PENINGKATAN KINERJA

Berikut ini adalah gabungan beberapa teknik yang dapat meningkatkan kinerja pegawai menurut pendapat Gomez-Mejia, Quible dan Robbins yaitu:
1.   Pembagian kerja, Pembagian kerja adalah teknik dimana dua orang berbagi pekerjaan yang pada dasarnya merupakan satu pekerjaan secara utuh.
2.      Penyederhanaan kerja, Teknik ini menghilangkan tugas yang membosankan dan berulang maupun proses kerja yang tidak memberikan nilai tambah bagi pekerja yang dibebankan.
3.      Rotasi kerja, Teknik untuk meningkatkan produktivitas akan memungkinkan pegawai bertukar pekerjaan dengan pegawai lain selama periode waktu tertentu,
4.        Peningkatan kerja, Dengan memberikan pekerjaan lebih luas dengan peningkatan kontrol dan tanggung jawab sehingga lebih tertantang untuk meningkatkan kinerjanya.Teknik ini dalam jangka panjang akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan, karena memungkinkan pegawai mendapatkan tingkat tanggung jawab dan kontrol yang lebih besar atas pekerjaan mereka.
5.        Fleksible time, Konsep ini memungkinkan pegawai memilih waktu untuk kerjanya.
6.    Management by objective, Teknik ini dijalankan dengan menentukan tujuan bersama yang akan diraih dalam rentang waktu tertentu.
7.    Keamanan kerja. Keamanan pekerjaan itu sendiri tidak hanya mempengaruhi produktivitas karyawan yang lebih besar, namun juga akan meningkatkan moral dan sikap karyawan.
8.        Partisipasi karyawan. Melibatkan karyawan dalam dalam p[roses pengambilan keputusan, sehingga karyawan lebih termotivasi untuk menyelesaikan lebih dari yang mereka inginkan.
9.  Quality circles. Teknik ini dilakukan dengan cara membentuk kelompok pegawai yang bertemu secara reguler untuk mendiskusikan bagaimana meningkatkan layanan atau proses kerja yang ditawarkan.
10. Kualitas masa kerja. Penggunaan waktu kerja karyawan semaksimal mungkin (berkualitas). Hasil kualitas masa kerja adalah peningkatan sikap dan moral karyawan, yang akan berdampak positif terhadap produktivitasnya.
11. Program asistensi karyawan. Program ini berupa pemberian konseling bagi karyawan yang memiliki masalah pribadi dan berdampak negatif terhadap kualitas kerjanya.
12.  Komunikasi, Meningkatkan kuantitas dan kualitas komunikasi antara manajemen dan karyawan, dimana kritik dan saran merupakan bagian penting dari proses tersebut.
13. Intensif dan penghargaan. Berikut ini adalah insentif dan penghargaan yang dapat diberikan oleh perusahaan (Sykes, 2001):
a. Secara informal, penghargaan dalam rapat mingguan, menempelkan ucapan selamat di papan pengumuman
b.    Secara khusus, karyawan teladan bulan ini, penghargaan karyawan tidak pernah absen
c.    Secara formal, kontes lomba mengetik di dep administrasi pada momen 17 Agustus.

14.  Menurunkan stress karyawan,
       Ada beberapa teknik yang dapat dilakukan oleh Manajer Administrasi untuk mengurangi tingkat stres yang dialami oleh bawahanya:
a.    Pekerjaan yang menarik
b. Informasi mengenai program perusahaan yang dapat meningkatkan apresiasi mereka terhadap pekerjaannya.
c.    Keterlibatan karyawan dalam pengambilan keputusan
d.    Independen, memberikan otonomi atas pelaksanaan pekerjaan yang mereka lakukan.
e.    Meningkatkan penghargaan

15. Menejemen waktu
      Kemampuan individu sebagai manager akan sangat; menentukan tingkat produktivitas yang dihasilkan dengan memperkirakan waktu yang akurat seberapa lama penyelesaian tugas yang akan dilakukan

16.  Total quality management
TQM merupakan program untuk peningkatan kualitas pada seluruh proses yang terjadi dalam perusahaan. TQM ini terdapat 2 hal penting yang mempunyai dampak positif terhadap produktivitas karyawan yaitu Tim kerja dan pemberdayaan.





No Response to " "

Posting Komentar