PERTEMUAN 13
KONTROL
PRODUKTIVITAS
PENGUKURAN KERJA
Pengukuran kerja
menitikberatkan pada berapa lama suatu tugas dapat diselesaikan dan merupakan
input terpenting dalam perencanaan SDM,
estimasi biaya pegawai, penjadwalan kerja, penganggaran maupun dalam
mendesain sistem insentif bagi pegawai.
Tujuan
Pengukuran Kerja:
Pengukuran kerja
pegawai dengan menentukan tingkat produktivitas yang diterima akan sangat berguna bagi perusahaan untuk mengukur
aktivitas atau pekerjaan yang dilakukan dengan membandingkan hasil kerja aktual
dengan yang diharapkan.
Pengukuran kerja
dapat membantu menentukan tingkat efisiensi dari metode dan proses kerja yang
dilakukan pada saat ini. Pegawai dapat dikatakan melebihi atau dibawah tingkat
produktivitas yang diharapkan dengan membandingkan tingkat output pegawai
dengan standar yang telah dibuat.
PROGRAM DAN
TEKNIK PENGUKURAN KERJA
Sebelum program
pengukuran kerja dilakukan hendaknya manajer melakukan beberapa perencanaan dan
investigasi secara menyeluruh dari berbagai alternatif yang tersedia.Beberapa
teknik yang digunakan untuk mendapatkan dukungan karyawan adalah melakukan
diskusi perkelompok dimana peserta mendiskusikan tujuan progran pengukuran
kerja.
Langkah
Pengukuran Kerja:
1. Membuat rencana
awal, dengan menjelaskan tujuan program teknik pengukuran kerja yang akan
digunakan, dan jadwal penerapan program yang juga harus ditentukan.
2.
Menentukan orang
yang bertanggung jawab terhadap program, penentuan pegawai yang bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan program hendaknya ditentukan sebelum program
dijalankan.
3.
Mendapatkan
penerimaan dan dukungan untuk program, pegawai yang terlibat pada
pengembangan dan penerapan program harus digunakan secara ekstensif untuk
mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk program.
4.
Mengumpulkan
data data penting,
jika teknik pengukuran kerja membutuhkan pengumpulan data dari beberapa unit
kerja, individu yang bertanggung jawab atas pengumpulan data harus akrab dengan
mekanisme dan teknik pengukuran kerja.
5. Menganalisis
data yang terkumpul dan mengembangkan standar, setelah data yang diperlukan
dikumpulkan, data itu harus dianalisis dan mengembangkan standar berdasarkan
hasil analisis yang dimaksud.
6.
Melatih
supervisor dan manager,
tiap supervisor dan manajer harus dilatih mengenai kegunaan pengukuran kerja
dan implementasi standar yang akan dibuat.
7.
Mengintruksikan
pegawai,
setelah supervisor menerima training bagaimana cara mengimplementasikan standar
yang telah ditentukan, mereka harus menyosialisasikan kepada bawahannya
mengenai tingkat kinerja yang diharapkan
8.
Evaluasi, kesuksesan
program pengukuran kerja perlu dievaluasi secara periodik, dengan frekuensi
lebih banyak pada awal pelaksanaan program.
Teknik
Pengukuran Kerja
Ada beberapa
kriteria yang patut dipertimbangkan sebelum memilih teknik yang akan digunakan,
yaitu
1.
Tujuan
penggunaan standar kerja.
2.
Tingkat akurasi
yang dibutuhkan standar kerja.
3.
Biaya yang dianggarkan perusahaan dalam mengembangkan
standar kerja.
4.
Sifat dari
pekerjaan yang membutuhkan standar kerja.
5.
Tingkat
pemahaman elemen pengukuran kerja dan standar kerja dari individu yang
bertanggung jawab.
Menurut Stevenson
ada beberapa teknik pengukuran kinerja yang dapat digunakan perusahaan
antara lain:
1.
Laporan produksi, teknik ini
sederhana dan cepat dalam menentukan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tertentu.
2.
Pengambilan sampel kerja (Work Sampling), adalah teknik
untuk mengestimasikan proposi waktu yang dibutuhkan oleh pegawai dalam
menyelesaikan tugasnya. Dengan menggunakan data statistik, teknik ini
memerlukan pengamatan acak untuk menentukan jumlah waktu yang digunakan oleh
tiap tugas yang terdapat di kantor.
3.
Time study,
teknik ini
digunakan untuk mengembangkan standar waktu pekerjaan berdasarkan pengamatan
terhadap seorang pegawai dan diaplikasikan terhadap semua pegawai yang ada.
4.
Pengamatan
mikromotion,
pengamatan micromotion adalah
satu-satunya yang menggunakan pencatatan visual (antara gambar dan vidiotape)
atas proses kerja yang dianalisis dengan harapan ketidakefisienan dalam melakukan
kerja maupun prosedur kerja dapat lebih disederhanakan. Menggunakan peralatan
khusus (movie camera) untuk merekam gerakan-gerakan yang berlangsung. Biaya
lebih mahal tetapi dapat digunakan untuk mengamati pekerjaan yang berlangsung
lebih cepat dan berulang-ulang secara detail,
5.
Standar waktu yang diperkirakan,
teknik ini
adalah satu-satunya teknik yang menggunakan data yang diambil dari sumber luar
(waktunya telah ditetapkan dan dapat diterima secara luas)
Standarisasi
Kerja
Tujuan utama
dari pengukuran kerja adalah mengumpulkan data yang akan digunakan untuk
menetapkan standar pekerjaan administrasi di kantor.
Standar kerja
tidak boleh ditentukan berdasarkan kinerja yang dicapai oleh pegawai yang
paling produktif dan efisisen. Standar kerja terbaik harus ditetapkan dengan
asumsi mampu memberikan motivasi kepada pegawai untuk bekerja dengan baik dan
juga dimana tingkat rata-rata karyawan
dapat mencapainya.
Keuntungan
standar kerja:
1.
Membantu
meningkatkan efisiensi tiap pegawai dalam menjalankan pekerjaannya.
2.
Membantu
menginformasikan pegawai tingkat output yang diharapkan.
3.
Membantu Manager
dalam membuat keputusan SDM.
4.
Memberikan
sedikit pengawasan dengan memberikan kemandirian atas proses kerja yang
dimungkinkan.
5.
Sebagai dasar
dalam pemberian kompensasi kepada pegawai.
6.
Membantu
meningkatkan moral karyawan.
Jenis standar
kerja:
1. Standar
kuantitas.
2. Standar
kualitas.
3. Standar
deskriptif.
Jenis-jenis
Standar
1.
Standar Kuantitas
Standar ini
dinyatakan sebagai satuan keluaran per unit waktu.Untuk daur panjang, unit
waktu dinyatakan dalam jam. Untuk daur pendek, unit waktu dinyatakan dalam
menit atau detik
2.
Standar Kualitas
Standar kualitas
ini sangat penting dalam kantor, standar ini digunakan untuk
mengukur ketepatan dan pekerjaan yang dapat diterima.
3.
Standar Deskriptif
Sama seperti
standar kualitas, Standar deskriptif tidak ditentukan ukuran kerja. Standar ini
digunakan untuk mengidentifikasikan karakteristik deskriptif yang dapat
diterima dalam wilayah atau objek di suatu kantor.
TEKNIK
PENINGKATAN KINERJA
Berikut ini adalah gabungan beberapa teknik yang dapat meningkatkan kinerja pegawai menurut pendapat Gomez-Mejia, Quible dan Robbins yaitu:
1. Pembagian kerja, Pembagian
kerja adalah teknik dimana dua orang berbagi pekerjaan yang pada dasarnya
merupakan satu pekerjaan secara utuh.
2. Penyederhanaan kerja, Teknik ini
menghilangkan tugas yang membosankan dan berulang maupun proses kerja yang
tidak memberikan nilai tambah bagi pekerja yang dibebankan.
3. Rotasi kerja, Teknik untuk meningkatkan produktivitas akan
memungkinkan pegawai bertukar pekerjaan dengan pegawai lain selama periode
waktu tertentu,
4.
Peningkatan
kerja,
Dengan memberikan pekerjaan lebih luas dengan peningkatan kontrol dan tanggung
jawab sehingga lebih tertantang untuk meningkatkan kinerjanya.Teknik ini dalam
jangka panjang akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan, karena
memungkinkan pegawai mendapatkan tingkat tanggung jawab dan kontrol yang lebih
besar atas pekerjaan mereka.
5.
Fleksible time, Konsep ini
memungkinkan pegawai memilih waktu untuk kerjanya.
6.
Management by objective, Teknik ini dijalankan dengan menentukan tujuan
bersama yang akan diraih dalam rentang waktu tertentu.
7. Keamanan kerja. Keamanan pekerjaan itu sendiri tidak
hanya mempengaruhi produktivitas karyawan yang lebih besar, namun juga akan
meningkatkan moral dan sikap karyawan.
8.
Partisipasi
karyawan.
Melibatkan karyawan dalam dalam p[roses pengambilan keputusan, sehingga
karyawan lebih termotivasi untuk menyelesaikan lebih dari yang mereka inginkan.
9. Quality
circles.
Teknik ini dilakukan dengan cara membentuk kelompok pegawai yang bertemu secara
reguler untuk mendiskusikan bagaimana meningkatkan layanan atau proses kerja
yang ditawarkan.
10. Kualitas masa
kerja.
Penggunaan waktu kerja karyawan semaksimal mungkin (berkualitas). Hasil
kualitas masa kerja adalah peningkatan sikap dan moral karyawan, yang akan
berdampak positif terhadap produktivitasnya.
11. Program asistensi karyawan. Program ini
berupa pemberian konseling bagi karyawan yang memiliki masalah pribadi dan
berdampak negatif terhadap kualitas kerjanya.
12. Komunikasi, Meningkatkan kuantitas dan kualitas
komunikasi antara manajemen dan karyawan, dimana kritik dan saran merupakan
bagian penting dari proses tersebut.
13. Intensif dan penghargaan. Berikut ini
adalah insentif dan penghargaan yang dapat diberikan oleh perusahaan (Sykes,
2001):
a. Secara
informal, penghargaan dalam rapat mingguan, menempelkan ucapan selamat di papan
pengumuman
b.
Secara
khusus, karyawan teladan bulan ini, penghargaan karyawan tidak pernah absen
c.
Secara
formal, kontes lomba mengetik di dep administrasi pada momen 17 Agustus.
14. Menurunkan stress karyawan,
Ada beberapa teknik yang dapat dilakukan
oleh Manajer Administrasi untuk mengurangi tingkat stres yang dialami oleh
bawahanya:
a.
Pekerjaan
yang menarik
b. Informasi
mengenai program perusahaan yang dapat meningkatkan apresiasi mereka terhadap
pekerjaannya.
c.
Keterlibatan
karyawan dalam pengambilan keputusan
d.
Independen,
memberikan otonomi atas pelaksanaan pekerjaan yang mereka lakukan.
e.
Meningkatkan
penghargaan
15. Menejemen waktu
Kemampuan
individu sebagai manager akan sangat; menentukan tingkat produktivitas yang
dihasilkan dengan memperkirakan waktu yang akurat seberapa lama penyelesaian
tugas yang akan dilakukan
16. Total quality management
TQM merupakan
program untuk peningkatan kualitas pada seluruh proses yang terjadi dalam
perusahaan. TQM ini terdapat 2 hal penting yang mempunyai dampak
positif terhadap produktivitas karyawan yaitu Tim kerja dan pemberdayaan.
No Response to " "
Posting Komentar